Prateleiras virtuais e gestão centralizada pela Seplag-MG ajudam a simplificar e a modernizar o processo de aquisição de itens de escritório e informática no Estado

Com o objetivo de modernizar o processo de aquisição de materiais de escritório e informática utilizados pelos servidores estaduais, garantindo mais economia e menos burocracia, o Governo de Minas, por meio da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (Seplag-MG), iniciou a operação do Almoxarifado Virtual de Minas Gerais (AVMG). O sistema já conta com cerca de 140 itens precificados, como caneta, papel A4, grampeador, envelope, pastas, teclados, fones de ouvidos, webcams, pen drives, entre outros. 

O processo de fornecimento de materiais de escritório e informática pelo AVMG é simplificado e se torna mais eficiente porque, neste modelo, uma empresa especializada no fornecimento de materiais fica responsável por toda a operação logística, desde a armazenagem, passando pela separação e distribuição dos produtos, até a entrega à unidade solicitante. É o que explica o diretor Central de Materiais e Insumos da Seplag-MG, João Mota. 

“Trata-se de um modelo porta a porta, ou seja, os pedidos feitos pelas unidades solicitantes são entregues diretamente a elas, em endereços cadastrados de qualquer município de Minas Gerais, com os custos de frete já incluídos no valor do contrato. Todo o processo é intermediado por um sistema informatizado, de modo semelhante ao que ocorre em sites como Submarino e Mercado Livre, trazendo modernidade à Administração Pública”, afirma o diretor. 

No modelo tradicional, cada órgão e entidade compra os materiais por meio de suas respectivas áreas de compras, e estes itens são recebidos, armazenados em almoxarifados e, posteriormente, distribuídos às unidades solicitantes. Com o AVMG, há a terceirização da operação logística, transformando a maneira como a administração realiza a aquisição de materiais de escritório e informática. Além disso, o modelo reduz a necessidade de espaço físico para estocar os produtos. 

Gestão centralizada da Seplag-MG

Em Minas Gerais, a Seplag-MG é responsável pela contratação e pela gestão centralizada do AVMG, que atende aos órgãos e entidades que fazem a adesão ao modelo. 
“Os materiais são precificados a partir do Painel de Preços do Governo Federal, e o valor dos itens, acrescido dos demais custos envolvidos, é passado à empresa contratada para ser aplicado ao contrato do Governo de Minas. Com a gestão centralizada, não há necessidade de que outros órgãos e entidades da Administração Pública Estadual celebrem novos contratos para a aquisição destes materiais”, destaca o coordenador do projeto, Otto Cota. 

Atualmente, o Almoxarifado Virtual já é utilizado em 10 órgãos e entidades do Estado, como a Advocacia-Geral (AGE), as secretarias de Agricultura, Pecuária e Abastecimento (Seapa), e de Educação (SEE), e a Fundação Ezequiel Dias (Funed).  

“O modelo confere mais praticidade para a aquisição destes materiais necessários ao trabalho dos agentes públicos, já que o órgão que adere encontra procedimentos simplificados e não arca com o ônus dos processos licitatórios tradicionais para a aquisição de tais itens, uma vez que o contrato de fornecimento do AVMG já se encontra vigente, com gestão centralizada pela Seplag-MG”, esclarece a também coordenadora do projeto, Jéssica Brandão.

Capacitação e adesão

A Diretoria Central de Materiais e Insumos da Seplag-MG disponibiliza treinamentos aos órgãos e entidades estaduais para apresentação do modelo, orientações e esclarecimento de dúvidas sobre o AVMG. A primeira capacitação aconteceu em junho e contou com 200 participantes da SEE e da Funed. 

A adesão ao Almoxarifado Virtual tem acontecido em ondas, com grupos de órgãos que também passarão por essas capacitações ao longo do ano para conhecer as funcionalidades da plataforma, o fluxo dos processos e esclarecer suas dúvidas. A previsão é que 48 órgãos sejam capacitados para aderir ao AVMG até o fim de 2023. 
Órgãos e entidades da Administração Pública direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo que desejam aderir ao Almoxarifado Virtual podem acessar este link e conferir as orientações.