A adesão ao modelo encontra-se regulamentada na Resolução Seplag nº 99, de 27 de dezembro de 2022. e é realizada em quatro grandes etapas:

• assinatura do Termo de Adesão;
• transferência de recursos orçamentários para a Seplag;
• cadastro de unidades e de usuários no sistema web; e
• consumo prévio do estoque remanescente presente em almoxarifado. 

A minuta padrão do Termo de Adesão, validada pela Assessoria Jurídica do Centro de Serviços Compartilhados, deve ser preenchida e assinada pelo superintendente de planejamento, gestão e finanças, ou autoridade equivalente, do órgão ou entidade, e ser encaminhada à Seplag pelo SEI/MG.  

A transferência de recursos orçamentários e financeiros deve ser feita do órgão ou entidade demandante para a Seplag, via anulação orçamentária ou por Termo de Descentralização de Crédito Orçamentário. O valor transferido será revertido em cota financeira  ao órgão ou entidade no AVMG. 

Já o cadastro das unidades e usuários no sistema web deve ser feito de acordo com a estrutura organizacional do órgão ou entidade, para que seja possível a entrega porta a porta e para que os pedidos reflitam a real necessidade de cada unidade. 

É possível a criação de uma ou mais unidades administrativas por unidade formal do órgão ou entidade (gerência, diretoria, superintendência, gabinete, etc.), e cada unidade deve possuir pelo menos um usuário com o perfil solicitante e outro com o perfil aprovador, bem como seus respectivos substitutos.  

É importante que o órgão ou entidade cadastre a quantidade de unidades suficiente: nem “de menos” para evitar que o órgão/entidade tenha que efetuar a distribuição interna, afinal o Estado paga pela operação logística completa; nem “demais” de modo que cada unidade tenha demanda suficiente para efetuar o pedido mínimo (R$ 300,00) e não sejam feitas compras desnecessárias. 

Além disso, é necessário que os gestores setoriais, os aprovadores e os solicitantes participem das capacitações a serem oferecidas pela SEPLAG. 

Por fim, como última etapa para a adesão, é necessário que os órgãos e entidades tenham consumido previamente em seus almoxarifados físicos os materiais contemplados pelo AVMG  

Assim, os itens do catálogo do AVMG ficarão disponíveis para compra pela unidade demandante à medida que o respectivo estoque preexistente do item em questão, armazenado no almoxarifado do órgão ou entidade, seja consumido pela unidade. 

A verificação do consumo de cada item será feita pela Seplag a partir de consulta ao Sistema Integrado de Materiais e Serviços (Siad). 

Cabe destacar que, uma vez firmada a adesão ao AVMG, a aquisição dos materiais que são oferecidos no modelo deve ser feita exclusivamente pelo AVMG.