Seplag adota assinatura eletrônica para atos de aposentadoria
A assinatura manual de atos de aposentadoria na Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (Seplag) foi substituída pela assinatura eletrônica. A mudança elimina a necessidade de imprimir os documentos e otimiza o tempo gasto no processo. Essa modernização foi possível por meio do Projeto Governo sem Papel, que busca diminuir a geração de papel nos processos administrativos do Estado, tornando-os eletrônicos, e permitir a otimização da rotina de trabalho proporcionando ganho de tempo aos servidores.
Segundo o coordenador de projetos do Núcleo Central de Inovação e Modernização Institucional (NCIM), da Subsecretaria de Gestão da Estratégia Governamental (Suges), da Seplag, Robson Campos, o processo é simplificado e permite assinar vários documentos de uma única vez. Na primeira assinatura foram 90 atos e na segunda, 390. A assinatura eletrônica para os atos de aposentadoria foi implantada em parceria com a Prodemge e contou com o apoio da equipe da Superintendência Central de Administração de Pessoal da Subsecretaria de Gestão de Pessoas.
Para 2013, o desafio é modernizar ainda mais os processos administrativos. A proposta é adotar a assinatura eletrônica para outros documentos comumente impressos. Para isso, a equipe do NCIM realizou uma pesquisa para identificar os potenciais processos.
Realizamos a pesquisa, por amostragem, junto aos dirigentes de oito secretarias e órgãos para identificarmos quais documentos são assinados com frequência e em grande volume para implantar a assinatura eletrônica e reduzir a impressão, explica Campos.
Memorandos e ofícios
A pesquisa, realizada pela Seplag em parceria com a Prodemge, foi aplicada nos gabinetes de secretários, secretários-adjuntos, subsecretários, chefes de gabinete ou diretor de unidade das secretarias de Planejamento, Fazenda (SEF), Educação (SEE), Saúde (SES), Obras (Setop), Defesa Social (Seds), Desenvolvimento Social (Sedese) e Ipsemg. A sondagem começou no início de novembro e a consolidação dos dados ocorreu em dezembro de 2012. Os memorandos e ofícios foram alguns dos documentos mais citados pelos entrevistados. Dessa forma, para 2013 será especificada uma solução tecnológica para a geração e a tramitação destes documentos via Sistema de Gestão de Documentos (Siged). Assim, esperamos em 2014 interromper a impressão destes documentos, tornar os processos de envio e recebimento mais rápidos e economizar um volume considerável de recursos públicos, pondera Robson Campos.
Em 2013, o NCIM irá levar o Governo sem Papel também para os processos de compras e ampliar a eliminação da impressão de documentos. Estes processos geram uma enorme quantidade de documentos físicos.
Piloto
O Governo sem Papel já eliminou a impressão de documentos gerados durante a execução orçamentária e financeira como empenho, liquidação e ordem de pagamento, nas Secretarias de Estado de Planejamento e Gestão, Fazenda e Ipsemg. O piloto da nova sistemática foi definido porque os documentos do processo já eram gerados eletronicamente no Sistema Integrado de Administração Financeira de Minas Gerais (Siafi-MG) desde 2010. Entretanto, uma cópia impressa era arquivada para fins de auditoria do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais (TCE-MG). O volume desses documentos representa cerca de 4 milhões de folhas por ano. Essa simples mudança irá gerar uma economia de cerca de R$ 200 mil por ano aos cofres públicos. A nova forma de trabalho também beneficia os servidores, já que aumenta o tempo dos mesmos para o exercício de suas atividades e amplia a segurança do processo, uma vez que os documentos são gerados e armazenados em sistemas de forma segura.
Entendimentos entre a Seplag e o TCE permitiram mudar essa cultura e o Tribunal publicou uma diretriz interna orientando os auditores a não exigir a impressão dos documentos. Mais de cem profissionais do Tribunal aprenderam o passo a passo para que possam realizar seu trabalho através da consulta aos documentos digitais.
Uma das principais conquistas do projeto é a segurança. Sistemas eletrônicos são mais protegidos do que arquivos físicos e seus bancos de dados estão em servidores localizados em um Data Center protegido segundo normas internacionais. Além disso, diminuem a tramitação física do processo, aumentam o controle e evitam substituições indevidas e perdas de folhas.
Descomplicar
O projeto Governo sem Papel faz parte do Programa Estruturador Descomplicar, do governo de Minas, que desde 2007 vem implantando ações de simplificação de procedimentos da administração pública, facilitando as relações do Estado com os cidadãos, as Empresas e o próprio Estado.