Legenda:
As cores são utilizadas para indicar de forma visual as responsabilidades de cada ente envolvido na implantação do sistema. A cor amarela representa as atividades sob responsabilidade da Prefeitura, a cor vermelha indica as ações que cabem à SEPLAG, e a cor azul corresponde às atribuições da PRODEMGE.
O que é a PRODEMGE?
A PRODEMGE (Companhia de Tecnologia da Informação do Estado de Minas Gerais) é uma empresa pública vinculada ao Governo do Estado. Por ser pública, pode prestar serviços diretamente aos municípios, inclusive por meio de dispensa de licitação, conforme a legislação da Nova Lei de Licitações e Contratos, 14.133/2021. No projeto SEI! Municípios, a PRODEMGE é responsável por toda a infraestrutura tecnológica necessária ao funcionamento do sistema.
1. Manifestar interesse na adesão
Na aba “Quero aderir” do site SEI Municípios, o município realiza um cadastro preliminar.
⚠ Importante: Este formulário não formaliza a adesão, mas serve para registrar o interesse e permitir o agendamento da primeira reunião com a equipe do projeto.
Visita Técnica da Equipe Comercial da PRODEMG: A prefeitura receberá as orientações preliminares do projeto por meio de uma visita de Analistas de negócios da PRODEMG.
2. Realizar reunião de apresentação do projeto
Esta reunião apresenta o SEI!, detalha o projeto, suas funcionalidades, benefícios e o processo de implantação no município.Também são apresentados os parceiros do projeto:
- SEPLAG (coordenação geral),
- Arquivo Público Mineiro (orientações sobre gestão documental),
- PRODEMGE (responsável pela infraestrutura).
3. Apresentar o modelo de negócio da Prodemge
A infraestrutura será definida conforme o porte da prefeitura, categorizado em faixas de tamanho.
O ambiente do SEI funciona na nuvem, com cada município tendo seu próprio espaço (instância individual).
Esse modelo de governância, será apresentado na reunião de projetos.
4. Contratar a infraestrutura de TIC conforme Lei 14.133
Após a reunião, a prefeitura receberá:
- Uma proposta comercial da PRODEMGE, e
- Um kit com modelos de documentos para facilitar a contratação.
A contratação é feita por dispensa de licitação, conforme previsto na Lei 14.133/2021.
5. Encaminhar o contrato para a Prodemge e realizar assinatura.
Assim que a contratação for efetuada, o município envia o contrato assinado para a área comercial da PRODEMGE por email.
A formalização acontece dentro do SEI do Estado e só é concluída após publicação no PNCP (Portal Nacional de Contratações Públicas).
6. Construir o ambiente do SEI!
Com o contrato formalizado, a equipe técnica da PRODEMGE começa a montar o ambiente do SEI da prefeitura.
Nesse momento, a SEPLAG entra em contato para dar início às demais etapas do projeto.
7. Definir o time interno de implantação
O sucesso do SEI depende de uma equipe local comprometida, que será responsável por conduzir as etapas do projeto na Prefeitura e por organizar a reunião de cronograma com a SEPLAG.
Recomendamos:
- Gestor do Projeto: coordena a implantação e atua como ponto de contato com o Estado.
- Líder de Negócio: cuida das regras de negócio e gestão documental.
- Líder de TI: responsável pelo suporte técnico local e integração da infraestrutura.
8. Realizar reunião para elaboração do cronograma
Essas reuniões ocorrem em parceria com a SEPLAG para acompanhar todas as etapas da implantação e ajustar o cronograma conforme a realidade de cada prefeitura.
9. Elaborar e revisar normas para regulamentação do projeto
É essencial criar um ato normativo oficializando:
- A criação do projeto SEI no município;
- A equipe responsável e suas atribuições;
- As regras de uso do sistema e gestão documental.
Esse ítem sera explicado na reunião de cronograma.
10. Realizar treinamento para os administradores da Prefeitura
Três treinamentos são realizados com base no cronograma:
- SEI Administrar: configuração e parametrização do sistema conforme a estrutura da prefeitura;
- Formulário SEI: criação de documentos e formulários em HTML;
- SEI Usar: treinamento dos usuários após o sistema estar configurado.
Esses treinamentos são realizados via EAD pela a equipe da SEPLAG mediante ao um agendamento prévio.
(https://www.escolavirtual.gov.br/aluno/cursos/informacao/19275113 - SEI USAR 4.0)
(https://www.escolavirtual.gov.br/aluno/cursos/informacao/19171821 - Sistema Eletrônico de Informações - SEI! ADMINISTRAR).
11. Participar das capacitações de Gestão Documental
O Arquivo Público Mineiro (APM) disponibiliza uma vídeo aula e os instrumentos necessários para que o município estruture:
- O plano de classificação e tabelas de temporalidade documental.
- Comissão Permanente de Avaliação documental
- Operacionalização dos instrumentos de gestão documental no SEI!
12. Parametrizar o sistema conforme os treinamentos
A equipe de TI da prefeitura vai aplicar os conhecimentos adquiridos nos treinamentos e ajustar o sistema com a estrutura e as necessidades da prefeitura.
13. Realizar capacitação SEI!Usar para a Prefeitura/Órgão
Com o sistema já configurado, a SEPLAG capacita os multiplicadores da prefeitura, que serão responsáveis por replicar o conteúdo para todos os servidores.
14. Divulgar o plano de comunicação do projeto
É hora de contar para todos sobre a chegada do SEI! Sugestões:
- Criação de página sobre o SEI no site da prefeitura,
- Divulgação por e-mail, telas iniciais, banners, cartazes,
- Evento de lançamento,
- Vídeo institucional,
- Uso das redes sociais.
📌 A SEPLAG/MG fornece modelos de peças de divulgação em formato digital.
15. Lançar o SEI! 🚀
A comemoração da implantação!
É importante frisar que este é o momento em que a prefeitura irá definir a data para colocar o SEI! em produção. Caso ocorra algum imprevisto, seguem algumas dicas:
- Envolva os servidores,
- Mostre dados de economia de papel e insumos,
- Assine o primeiro documento oficial pelo SEI,
- Convide autoridades e a imprensa local,
- Compartilhe nas redes sociais.