Os administradores do SEI são os servidores designados pela alta administração para atuar nas atividades da gestão do sistema no âmbito de cada órgão e entidade. Por tanto, desempenham um papel essencial como ponto focal da equipe de gestão do SEI na SEPLAG. No contexto da gestão do SEI!MG os administradores foram divididos em três categorias, conforme disposto no Decreto 47.228, de 04 de agosto de 2017.
ACESSO USUÁRIO INTERNO
- SLA das demandas do atendimento SEI!MG SEPLAG
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- Conceito de SLA:
SLA é a sigla para Service Level Agreement, que em português significa Acordo de Nível de Serviço, ele define os prazos e etapas para o tratamento adequado das demandas, ele garante que as solicitações sejam processadas de maneira organizada e eficiente, respeitando critérios e prazos estabelecidos.
- O fluxo do atendimento SEI!MG, segue as seguintes etapas:
1. Abertura da Demanda:A demanda deve ser registrada pelo administrador ou com ele incluído em cópia para garantir a validação e rastreabilidade do chamado.
Todas as solicitações devem ser enviadas com informações completas, incluindo captura da tela do erro, unidade, número do processo e do documento, dados adicionais, CPF, e-mail e uma descrição detalhada do problema.
2. Recepção da Demanda:As solicitações são tratadas em ordem cronológica.
Realiza-se uma análise inicial para verificar se os dados fornecidos são suficientes para o atendimento, caso necessário, será solicitado o complemento das informações.
O SLA começa a contar a partir do momento em que a demanda está completa, ou seja, quando todas as informações necessárias foram recebidas.
3. Retorno da Demanda:O atendimento retornará dentro do prazo estipulado no SLA, informando a conclusão da solicitação ou detalhando os impedimentos que possam gerar atraso na resolução.
Se houver necessidade de informações adicionais, o usuário será informado dentro do período do SLA.
O fluxo garante transparência e previsibilidade no atendimento, otimizando o tempo de resposta e resolução das demandas no SEI MG.
- Perguntas Frequentes
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- Qual o papel do Administrador Local do Órgão?
O Administrador local do órgão, deve garantir o cumprimento das normas do processo eletrônico, monitorar a implantação do SEI, cadastrar usuários, atribuir perfis de acesso e orientá-los. Além disso, é sua função autorizar o acesso de usuários externos, disseminar conhecimento sobre o SEI e auxiliar na sua implementação dentro do órgão. O Administrador também é responsável por encaminhar dúvidas à Seplag (Service Desk) e promover uma gestão descentralizada de acordo com as diretrizes estabelecidas.
- Como é feita a Solicitação para ser Administrador SEI?
O Administrador deve ser indicado pelo chefe do gabinete do órgão ou entidade, ou autoridade equivalente. As solicitações para se incluir, retirar e substituir administradores devem ser feitas através do SEI, pelo processo do tipo "Gestão de Administradores de Sistemas". Preencher e assinar (gestor solicitante e futuro administrador) o formulário nomeado como “Termo administrador de sistema corporativo” e enviar para a unidade SEPLAG/DSISPOA.
- Como liberar o acesso do usuário externo no SEI?
1- Para verificar se o usuário externo já se cadastrou e liberar seu acesso, acesse o SEI e vá ao menu lateral esquerdo: Administração -> Usuários Externos -> Listar.
2- Busque o usuário pelo endereço de e-mail, nome ou CPF.
3- Corrija o nome e o e-mail identificados em caixa alta, pois isso pode causar erros ao peticionar.
- O que fazer se um usuário do meu órgão reportar um erro no SEI MG?
Em caso de erro, certifique se tratar de um erro pontual, apenas de um usuário ou se ocorre com outras pessoas do seu órgão. Avalie se o acesso ocorre dentro ou fora da rede governo e procure reproduzir o erro. Encaminhe ao atendimento SEI! SEPLAG o máximo de informações que auxiliem na apuração da ocorrência. Deve ser encaminhando o print com a tela de erro e demais informações que permitam que o erro seja reproduzido, além do seu nome, unidade e CPF.
- O que fazer quando o SEI!MG estiver indisponível ou instável?
No caso de indisponibilidade, a informação pode ser repostada no grupo de whatsapp oficial dos administradores SEI. A equipe da SEPLAG ficara responsável por interagir com a equipe técnica da Prodemge para restabelecer o sistema. Além disso, será disponibilizada uma sala de reunião para a análise da situação.
- O administrador do SEI MG realiza treinamentos?
Sim, uma das funções do administrador ou a equipe responsável é realizar treinamentos e capacitações para os usuários do sistema. Deste modo, você assegura o correto uso de todas as funcionalidades do SEI!MG de forma eficiente.
- O administrador do SEI MG pode alterar dados de processos em andamento?
Não, o administrador não deve alterar dados de processos em andamento, respeitando sempre as políticas de integridade e transparência do sistema.
- Posso solicitar realização de auditoria no SEI!?
Sim! As solicitações de auditorias devem ser requisitadas por meio de processo SEI enviado para a unidade SEPLAG/DSISPOA. Na comunicação, devem conter o máximo de informações possíveis, como, número de processo ou documento, período a ser auditado, CPF de usuário, dentre outras informações que contribuam para maior assertividade dos resultados.
- Quais são as boas práticas recomendadas pelo administrador do SEI MG para os usuários?
Boas práticas incluem o uso de senhas seguras, logout após o uso do sistema, além de bloqueio de tela do computador, evitando o acesso indevido por terceiros. Recomenda-se a não compartilhar credenciais, e seguir as diretrizes e treinamentos fornecidos pelo administrador.
Além disso, o administrador SEI!MG deve auxiliar na divulgação dos comunicados e documentos de boas práticas elaborados pela Gestão Central do SEI da SEPLAG.
- Quais as boas práticas devo seguir para inclusão de novos usuários no SIP?
Para criar um usuário no SIP, o administrador do órgão deve preencher especialmente os campos Órgão, Nome e Sigla.
Obs.: No campo Sigla, deve ser inserido somente o número do CPF, sem caracteres especiais, utilizando apenas os números.
É importante ressaltar que, antes de realizar o cadastro do usuário, você deve pesquisá-lo nas duas opções (LISTAR) e (REATIVAR), selecionando a opção 'todos' no campo 'órgão'. Se encontrar o usuário, é possível utilizar os dados já cadastrados, alterando apenas o órgão de origem para o órgão de destino. Se não encontrar em nenhuma das duas opções, faça um novo cadastro.
No entanto, se o usuário estiver localizado em outro órgão, é necessário, antes de alterá-lo, acessar e excluir as permissões no mesmo.
- Ao inserir um documento no processo, ele está sendo salvo no formato PDF. Como resolver?
É necessário verificar o cadastro do servidor no SIP, pois o problema geralmente ocorre devido a espaços extras no nome.
Para evitar esse erro, siga estas orientações:
Preencha apenas a sigla, utilizando o CPF sem pontos ou traços.
Informe o nome completo corretamente.
Os demais campos não precisam ser preenchidos. - Manuais
- Cursos indicados
- Legislação do Sistema Eletrônico de Informações
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O Decreto n° 47.222, de 26 de julho de 2017, regulamenta a Lei nº 14.184/02, que dispõe sobre o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Estadual.
Por meio desse Decreto fica admitido, no âmbito do Poder Executivo, o uso de meio eletrônico para o registro e comunicação de atos e para a tramitação de processos administrativos.
O Decreto nº 47.228, de 04 de agosto de 2017, institui o Sistema Eletrônico de Informações como sistema oficial, no âmbito do Poder Executivo, para formação, instrução e decisão de processos administrativos eletrônicos. Sua utilização será obrigatória para todos os órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional e facultativa para as empresas estatais a partir do dia 1º de janeiro de 2019.
A Resolução Conjunta SEPLAG/SEC nº 9921, de 02 de outubro de 2018, estabelece procedimentos para o funcionamento do SEI para tramitação de processos administrativos dos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais, bem como para a prática de atos processuais por usuários externos.
A Resolução SEPLAG nº 106, de 19 de dezembro de 2018, estabelece procedimentos para o funcionamento do SEI no que se refere à comunicação eletrônica com usuários e usuários externos.
O Decreto nº 45.743, de 26 de setembro de 2011, estabelece normas gerais sobre a Política de Atendimento ao Cidadão.
O Decreto nº 48.165, de 29 de março de 2021, dispõe sobre a Política de Preservação de Documentos do Estado de Minas Gerais.
O Ofício Circular SEPLAG/SCGE nº. 1/2019, de 04 de novembro de 2019, orienta sobre a necessidade de restringir o acesso a dados pessoais no SEI.
Ademais, abaixo podem ser acessadas 02 consultas ao Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais (TCE-MG), referentes à utilização de assinaturas e sistemas eletrônicos nos processos da administração pública, além de 02 instruções normativas.
Consulta 730.773 - Digitalização e descarte de documentos
Consulta 770.777 - Admissibilidade de assinatura eletrônica
Instrução normativa nº 3/2013 - Procedimentos da tomada de contas especial
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