Para otimizar o uso das salas de reunião na Cidade Administrativa e permitir que os servidores usufruam a infraestrutura de forma mais eficiente, novas regras entram em vigor a partir desta segunda-feira (7). A reserva fica limitada a três meses de antecedência e reuniões previstas para mais de um dia exigirão duas marcações. As mudanças constam de um plano de ação com metas e indicadores a serem cumpridos por todos os órgãos e entidades instalados na sede do Governo de Minas.

Para criar o plano, a Intendência da Cidade Administrativa estudou o agendamento de todos os espaços nos prédios Minas e Gerais em 2011, por meio do sistema Dynamics (software que administra a marcação das salas). Observou-se que 20% dos espaços reservados não foram ocupados nos horários agendados e foram detectados os cinco usuários mais freqüentes nessa utilização inadequada dos espaços, que representam mais de 50% do volume total das reservas.

O limite de três meses de antecedência foi estabelecido porque os relatórios emitidos pelo sistema de marcação, o Dynamics, indicaram que os agendamentos a longo prazo têm maior número de registros de não utilização do local e sem que a reserva tenha sido desmarcada. Até agora, as datas futuras podiam ser reservadas por tempo indeterminado, prazo que foi considerado longo.

A exigência de duas marcações para reuniões que vão durar mais de um dia também otimiza o uso. Até a semana passada, a sala podia ter o horário bloqueado por 48 horas, por meio de um único agendamento. A medida se justifica em função do histórico de ocorrências. Muitas salas, utilizadas no primeiro dia, ficavam vazias no dia seguinte. Ou seja, a pauta da reunião era toda resolvida em um único dia e o usuário responsável pela marcação simplesmente se esquecia de desmarcar o espaço, explica o empreendedor público Miguel Ângelo Marques Lara, responsável pela frente de espaços e escritórios na Intendência.

Punições

Como forma de manter os servidores atentos para a correta utilização do sistema de marcação das salas, serão adotadas sanções aos usuários que não efetuarem cancelamento das reservas quando a reunião não for ocorrer. Na terceira ocorrência de agendamento sem comparecimento e sem o devido cancelamento da reserva, o responsável pela marcação será impedido de agendar reuniões até apresentar justificativa da chefia imediata.

Existem hoje 330 salas de reunião nos prédios Minas e Gerais, de dimensões variadas (de 4, 10, 20, 24, 40 e 100 lugares) e distribuídas de forma padronizada em todos os andares de escritório e nos 9ºs andares.

Atualmente, o índice de ocupação das salas nos dois prédios é de quase 100%, principalmente no Gerais. Com a implementação dos novos procedimentos para a reserva de salas, a expectativa é que o uso inadequado dos espaços caia para 15% até o final deste ano. A partir de 2013, queremos que esse problema só afete 5% das salas, no máximo, conclui Miguel Lara.