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A Diretoria de Modernização Institucional e Inovação em Processos do NCIM está desenvolvendo, desde abril de 2016 um projeto voltado para a modernização da Fundação Hospitalar do Estado de Minas Gerais. O objetivo, segundo a diretora Vanice Cardoso Ferreira, é modernizar os processos, estruturas e serviços a partir de um modelo de atuação que permita maior foco na segurança da assistência ao usuário, qualidade e tempestividade dos resultados, melhor gerenciamento das informações para suporte às decisões, redução da burocracia e maior alinhamento entre os processos de trabalho. Para desenvolvimento do projeto foi constituído um grupo de trabalho composto por membros da Fhemig e Seplag e coordenado pela Diretoria de Modernização Institucional e Inovação em Processos do NCIM/SUGES.

A iniciativa tem como patrocinadores os dirigentes máximos de ambas as instituições, Dr. Jorge Nahas (presidente da Fhemig) e Helvécio Magalhães (secretário de Estado de Planejamento e Gestão); além do apoio dos gestores Paulo Tarcísio (vice-presidente da Fhemig) e César Lima (secretário adjunto Planejamento e Gestão). O primeiro tema trabalhado no âmbito do Projeto de Modernização foi Gestão de Pessoas. Para tanto, foram definidas duas frentes principais: uma voltada para a reestruturação da Diretoria de Gestão de Pessoas (ainda em fase de implementação) e outra voltada para a otimização dos principais processos críticos da área.

Dentre eles, destaca-se a otimização do Processo Seletivo Simplificado (para contratação temporária de médicos e demais funções), que se caracterizava como gargalo para o provimento de profissionais para as Unidades Assistenciais, impactando diretamente o atendimento ao cidadão. A partir da revisão do processo, bem como da introdução de novas ferramentas que permitem maior integração das atividades e a eliminação de retrabalhos e desperdícios pretendemos deixar o processo mais ágil e eficiente, além de tornar as vagas providas por PSS mais atrativas para os profissionais, afirma Vanice.

Foi realizado um esforço para melhoria do fluxo de trabalho, buscando a eliminação de atividades desnecessárias e implantação das ferramentas de gestão integrada; a padronização de formulários e procedimentos; o alinhamento entre as áreas e geração de relatórios de gestão (Indicadores Provimento).

Por meio das iniciativas de melhoria implementadas, o projeto alcançou os seguintes resultados:

- Redução de 45% das atividades executadas:

- Redução de 179 para 82 atividades (Demais Funções).

- Redução de 145 para 64 atividades (PSS Médicos).

- Redução de 61% do tempo gasto para execução do processo:

- Redução de 53 para 25 dias corridos (58%) – MED

- Redução de 45 para 17 dias corridos (62%) – MED/CR

- Redução de 106 para 45 dias corridos (58%) – DF

- Redução de 50 para 17 dias corridos (66%) – DF/CR

- Redução do tempo médio de aprovação das vagas pela ADC de 19 para quatro dias (com potencial de redução para 2 ou 3 dias, devido à adaptação dos setores ao novo fluxo).

- Redução do número de movimentações entre setores da ADC de 5-8 (em média) para duas. Redução do número de Comunicações Internas, Informações de Processos e Requerimentos de 5-6 (em média) para 0 (zero) no caso de vagas de fluxo regular.

- Redução no número de assinaturas de 10-12 (em média) para 3 (com potencial redução para 1, assim que o fluxo estiver totalmente implantado nas unidades).

Resultados Qualitativos Gerais

Em resumo, o projeto implantado pelo NCIM possibilitou mais autonomia e empoderamento das Unidades Assistenciais como consequência da desconcentração da execução do Processo Seletivo; desenvolvimento de uma gestão sistêmica do PSS em cada unidade e na ADC, alinhada com o provimento mediante concurso e a alocação via remoção; geração de inteligência corporativa e avanço na gestão de conhecimentos devido à criação de sistemáticas de controle, acompanhamento e intervenção no processo.