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Seplag responde: dúvidas sobre o Microsoft 365
A migração para a plataforma do Microsoft 365 está começando a valer para todos os servidores da Cidade Administrativa. Para facilitar o uso da plataforma, vamos esclarecer as principais dúvidas sobre o uso da ferramenta.
Caso tenha alguma pergunta pode enviar para suporteti.ca@lanlink.com.br que atualizaremos as informações.
1) Por qual motivo foi adquirida a plataforma Office 365 para a Seplag?
Pelas funcionalidades oferecidas, além do fato de a plataforma utilizada na Cidade Administrativa já ser da Microsoft, o que permite a manutenção do padrão com o mínimo de impacto para os usuários e ganho de produtividade. Sendo assim, a Seplag aderiu à ata de Registro de Preços do Ministério da Economia, onde estavam registrados os produtos da plataforma Office 365, com preços vantajosos para a administração.
2) O que a plataforma oferece e quais os benefícios para os usuários?
A facilidade na utilização das ferramentas, pois o padrão será mantido, e a inclusão de ferramentas atualizadas e com mais recursos, contribuindo para aumentar a produtividade e tornar mais simples e eficiente a comunicação entre os órgãos e entidades governamentais.
Veja algumas das ferramentas:
Plataforma de videoconferência e chat integrados com um novo serviço de e-mail com 2GB de capacidade, além de:
Office Online: versão online do Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint);
SharePoint Online: portal de colaboração e compartilhamento de documentos;
Microsoft Stream: portal de vídeos;
Microsoft Planner: ferramenta que permite organizar o trabalho de sua equipe com um gerenciamento de tarefas intuitivo, colaborativo e visual;
Power Automate: software que auxilia na criação de fluxos de trabalho automatizados;
Yammer: rede social corporativa para comunicadores e funcionários;
Microsoft Power Apps: plataforma de serviços, dados e conectores que permite a criação de aplicativos de maneira mais ágil e simples;
Microsoft To Do: ferramenta para criar listas, lembretes e notas rápidas;
Microsoft Forms: ferramenta para criar questionários e cadastros personalizados online;
Microsoft Whiteboard: tela inteligente onde você e sua equipe podem idealizar, criar e colaborar visualmente por meio da nuvem;
Microsoft Kaizala Pro: aplicativo de chat que permite se conectar e realizar o trabalho na rede móvel;
Sharepoint Online com 1TB: portal de colaboração e compartilhamento de documentos, reduzindo a dependência da salvar arquivos no computador local da CA;
My Analytics: descreve como você gasta seu tempo no trabalho e sugere maneiras de trabalhar de forma mais inteligente; também usa inteligência artificial para ajudar você a se manter informado sobre suas tarefas, sinalizando os compromissos assumidos por email.
A partir da migração da conta de e-mail, o servidor já terá acesso a todos os recursos disponibilizados na plataforma.
3) O que muda para mim como usuário?
Você poderá acessar todas as aplicações office diretamente no office.com sem necessidade de salvar arquivos no computador. Acessando o site de qualquer equipamento e, em qualquer lugar, você terá acesso aos seus documentos e também ao seu calendário integrado com o Microsoft Teams, que vai otimizar o trabalho da sua equipe.
4) O servidor será notificado com antecedência?
Sim. Ele receberá comunicados sobre a data de migração em seu e-mail.
5) Como vai funcionar?
No dia da migração (que será avisado com antecedência), seu e-mail poderá ficar indisponível temporariamente, que é o tempo necessário para transferir os e-mails da sua caixa antiga para a caixa de correio nova. Após esse período, seu e-mail deixará de ser acessado pelo “mail.ca.mg.gov.br” e passará a ser acessado no site www.outlook.com
6) Qual o passo a passo para a migração da plataforma?
O processo de migração será transparente para os servidores. A parte de configuração do sistema é realizada pela equipe técnica de Tecnologia que administra os serviços de e-mail.
Após a migração, o servidor deverá acessar o portal https://portal.office.com com as suas credenciais (login de rede e senha), e fazer a autenticação, ativando um novo recurso de segurança denominado “segundo fator de autenticação (2MFA)”.
7) Apenas a forma de acessar será o suficiente para verificar meus e-mails?
Não! Foi necessário acrescentar uma camada adicional de segurança, semelhante ao token que utilizamos para acessar o banco. Para isso é importante baixar o aplicativo “Microsoft Authenticator” no seu celular, mas você pode utilizar outros se já tiver instalado como o “Google Authenticator” ou o “Authy”. No primeiro acesso aparecerá um QRCode que deverá ser lido com um dos aplicativos citados anteriormente, após isso, deverá digitar o código que aparece na tela do seu celular. E pronto! Seu acesso estará completo e isso só será feito na primeira vez do seu acesso.
8) O que o servidor precisa fazer para utilizar a plataforma?
Assim que a conta de e-mail for migrada para o Office 365, o servidor automaticamente já terá acesso a esta nova plataforma.
9) O que muda em relação à plataforma anterior?
A partir da migração da conta de e-mail, o acesso ao webmail poderá ser feito pelo link https://portal.office.com, onde o servidor terá acesso a todos os aplicativos como Outlook, Teams, Office Online, dentre outros. Caso precise acessar somente o webmail, o site é https://outlook.office.com. Este acesso também é feito com as credenciais (login de rede e senha). Além disso, ressaltamos que a mudança pode ocasionar que alguns e-mails sejam classificados de forma equivocada como spam. Por isso, é importante verificar do lado esquerdo da tela a pasta chamada "Lixo Eletrônico", caso encontre alguma mensagem que não seja, de fato, lixo eletrônico, basta clicar em cima dela e, no canto superior direito da tela, aparecerá a opção "não é lixo eletrônico".
10) Meu e-mail permanece o mesmo?
Sim! Porém muda a forma de acessar. Ao acessar o site www.outlook.com você colocar o seu usuário mXXX@ca.mg.gov.br (esse mXXX é o mesmo que você utiliza para acessar o e-mail atual) e a senha permanece a mesma. Por exemplo, se seu usuário hoje é m12345678 passará a ser m12345678@ca.mg.gov.br
11) Eu utilizo um e-mail departamental como faço para acessar?
Você entrará com o seu usuário da mesma forma e, no canto superior direito, clica nas suas iniciais em “Abrir outra caixa de correio”, digite seu e-mail departamento@planejamento.mg.gov.br e pronto. Também dentro desse ponto, não será possível o acesso ao Teams pelas caixas departamentais, somente individuais. No entanto, as reuniões no Teams podem ser marcadas pela caixa departamental diretamente na agenda do Outlook, habilitando a opção "Reunião do Teams" próximo ao campo da localização.
12) O que acontece com meus e-mails antigos?
Os e-mails salvos na sua caixa de entrada serão enviados para a caixa nova, já os arquivos salvos como “arquivo morto” estão salvos em seu computador na Cidade Administrativa ou em um dispositivo de armazenamento para acessar em outro computador.
13) O novo e-mail terá nova capacidade de armazenamento?
Sim, a capacidade de armazenamento para caixa de correio individual é de 2gb e de caixas departamentais é de 50gb.
14) Como será a usabilidade das novas ferramentas no dia a dia?
A partir da migração da conta de e-mail utilizada atualmente para o Microsoft O365, os colaboradores terão acessos a todos os recursos que a plataforma oferece.
A principal novidade é que, por meio do Teams, o servidor terá acesso a todas as informações para a execução do seu trabalho em um único local. Calendário de reuniões, e-mail, arquivos recebidos, videoconferência, troca de mensagens entre colaboradores da mesma diretoria, abertura de chamados de suporte em microinformática são alguns dos recursos disponíveis.
15) Haverá algum treinamento para os servidores?
Sim. Em parceria com a equipe de adoção da Microsoft, serão realizados treinamentos e workshops apresentando os recursos que a plataforma do Office 365 oferece. As datas para estes treinamentos e workshops, além de materiais de apoio e instruções para uso das ferramentas serão divulgados pelos meios de comunicação da Seplag, e também publicadas no site da Seplag (https://www.planejamento.mg.gov.br) e https://portalca.mg.gov.br.
Em caso de dúvidas sobre a migração para o Microsoft 365, os colaboradores da Cidade Administrativa (presenciais ou remoto) podem abrir um registro de chamado na Central de Serviços (ramal 9), ou enviando um e-mail para suporteti.ca@lanlink.com.br com o assunto “Chamado Cidade Administrativa”.
Já para os colaboradores de fora da Cidade Administrativa (presenciais ou remoto), o canal de contato é o e-mail informatica@planejamento.mg.gov.br.