Timbre

ESTADO DE MINAS GERAIS

SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO

Diretoria Central de Gestão de Serviços e Infraestrutura de TIC

Versão v.20.09.2020.

 

ANEXO I - TERMO DE REFERÊNCIA

 

DATA

ÓRGÃO SOLICITANTE

NÚMERO DA UNIDADE DE COMPRA

18/12/2023

Seplag

1501566

 

RESPONSÁVEL PELA SOLICITAÇÃO

SUPERINTENDÊNCIA OU DIRETORIA

Nome: Rosalvo França Júnior

E-mail: rosalvo.franca@planejamento.mg.gov.br

Ramal para contato: 31 97125-0204

Diretoria Central de Gestão de Serviços e Infraestrutura de TIC

DCGSITIC

 

OBJETO

O presente termo de referência tem por objeto o Registro de Preços para a prestação de serviços de Outsourcing de Impressão , sob demanda, futura e eventual, conforme especificações, exigências e quantidades estimadas neste documento.

 

LOTE

ITEM

CÓDIGO DO ITEM NO SIAD

QUANTIDADE

UNIDADE DE AQUISIÇÃO (OU DE MEDIDA)

DESCRIÇÃO DO ITEM NO CATMAS

1

1

127680

20.700

Unidade

Locação de Impressora Colorida 22 ppm (Outsourcing), papel não incluso

2

127698

63.360

Unidade

Locação de Impressora Monocromática 22 ppm (Outsourcing), papel não incluso

3

97292

149.184

Unidade

Locação de Impressora Multifuncional Monocromática 38 ppm (Outsourcing), papel não incluso

4

97306

3.528

Unidade

Locação de Impressora Multifuncional Colorida 30 ppm /A3 (Outsourcing), papel não incluso

5

127701

2.484

Unidade

Locação de Impressora Colorida 22 ppm A3 (Outsourcing), papel não incluso

6

89796

512.746.032

Unidade

Impressão/cópia Monocromática no formato A4 - (Outsourcing), papel não incluso

7

89800

24.566.256

Unidade

Impressão Colorida no formato A4 - (Outsourcing), papel não incluso

8

89818

4.973.332

Unidade

Impressão Monocromática no formato A3 - (Outsourcing), papel não incluso

9

89826

7.739.424

Unidade

Impressão Colorida no formato A3 - (Outsourcing), papel não incluso

10

89834

20.844

Unidade

Locação de leitor de proximidade de cartão frequência 13,56 MHz Para impressoras multifuncionais - itens 3 e 4 (Outsourcing)

Tabela 1 - Estimativas das quantidades a serem contratadas

 

ESPECIFICAÇÃO DO OBJETO:

O modelo a ser utilizado para o outsourcing de impressão é a locação de equipamentos de impressão e digitalização com pagamento de páginas impressas.

Todas as impressoras multifuncionais devem ser compatíveis com o o sensor de aproximação (leitor de cartão) fornecido. Caso esse recurso seja nativo das impressoras, o mesmo não poderá ser tarifado como adição de leitor.

Os equipamentos deverão ser entregues em conformidade com as descrições técnicas contidas no ANEXO I (A) - ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS DOS EQUIPAMENTOS.

INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES AO OBJETO:

A quantidade de locação por mês equivale a quantidade real de equipamentos ou dispositivos a serem locados durante a vigência contratual. Por exemplo: a locação de 01 impressora (equipamento) mês equivale a 36 unidades de locação da quantidade da vigência contratual (36 meses).

Todos os equipamentos a serem fornecidos deverão ser novos, de primeiro uso, não recondicionados e/ou remanufaturados. Para comprovação, a licitante deverá apresentar, junto com a proposta comercial, declaração informando que os equipamentos a serem entregues serão todos novos, de primeiro uso, não recondicionados e/ou remanufaturados, e que atendam integralmente às exigências do edital.

Caso haja descontinuidade na produção de algum equipamento ofertado, a critério do órgão gerenciador, poderá ser aceito modelo ou versão superior, desde que não haja majoração de preço e que o novo equipamento atenda a todas as exigências deste edital.

Salientamos que é prática do mercado utilizar as ISO’s (ISO/IEC 19752 e ISO/IEC 19798) para dimensionar a taxa de cobertura média de página. Contudo, a taxa média de cobertura de página estimada considerando os órgãos participantes do atual registro de preços é de 6,00% para impressões em PRETO e 11,16% para impressões coloridas. A média estabelecida foi aferida a partir de relatórios de rendimento dos toners para impressões realizadas durante o ano de 2023 utilizando as impressões da SEPLAG órgãos que aderiram a ata de registro de preços 253/2020.

Não existe a obrigação de consumo mínimo (franquia) de impressões por parte da CONTRATANTE.

A capacidade de redução e ampliação de imagem das impressoras multifuncionais pode ser demonstrada por meio da mesa digitalizadora ou pela bandeja de alimentação.

A composição do parque de impressoras é de responsabilidade da CONTRATADA, desde que obedeça todos os requisitos estabelecidos nesse termo de referência, ou seja, não é exigido um único fabricante para o fornecimento de todos os itens.

Para mitigação de possíveis impactos ambientais deverão serem observados os aspectos:

Os componentes que por ventura vierem a ser substituídos em função da aquisição de novos, deverão ser descartados corretamente.

Nas especificações deste Registro de Preço serão adotadas características que seguem as principais diretrizes de sustentabilidade para aquisição de bens pela Administração Estadual, como uso de materiais menos agressivos ao meio ambiente e economia e uso eficiente de energia, seguindo o disposto no Decreto Estadual nº 46.105 de 12/12/2012.

A atividade de logística reversa do toner deverá ser de responsabilidade da Contratada, devendo ela obedecer a todas as normas específicas vigentes para a destinação final, inclusive restos de toner, cartuchos e embalagens dos produtos utilizados, através do recebimento de relatório junto aos documentos que o fiscal do contrato irá usar para a medição e execução financeira, no período de faturamento.

Todos os equipamentos fornecidos deverão possuir funcionalidades que promovam a economia de energia elétrica, como, por exemplo, modo de economia de energia. 

A abertura de chamados técnicos e encaminhamentos de demandas, bem como todos os relatórios e artefatos produzidos deverão ser realizados, preferencialmente, sob a forma eletrônica, evitando-se a impressão de papel. Além disso, as configurações de hardware e software deverão ser realizadas visando alto desempenho com a utilização racional de energia, evitando-se a sobrecarga de equipamentos ou dispositivos elétricos.

Fazem parte deste Termo de Referência os seguintes anexos:

Anexo I (A) - Especificações Técnicas

Anexo I (B) - Localidades e Quantitativos

Anexo I (C) - Relatório de Execução

Anexo I (D) - Prazo de vigência 

Anexo I (E) - Formulários SEF

 

CONDIÇÕES GERAIS DA PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS

A CONTRATADA deverá fornecer todo o material de consumo, insumos e acessório necessário ao perfeito funcionamento dos equipamentos.

O fornecimento de papel é de responsabilidade do CONTRATANTE.

A impressora multifuncional que tenha a opção de digitalizar deverá ficar com o dispositivo de scanner habilitado.

O fornecimento de cabo USB e de rede será de responsabilidade da CONTRATADA.

Para critério de mensuração, deve ser considerado a estimativa de 12% do total de impressoras conectadas via cabo USB.

A CONTRATADA deverá enviar as faturas mensalmente e discriminadas para cada Órgão/Entidade por participante de acordo com seus respectivos contratos e regras de faturamento do presente edital.

O faturamento poderá ser solicitado que seja realizado de forma descentralizada por meio de centro de custos, municípios ou unidades administrativas a critério da CONTRATANTE. Os indicadores de resultados devem ser analisados de forma consolidada pela CONTRATANTE e efetuado o desconto nos casos devidos.

A título de aceitabilidade da especificação técnica de velocidade de impressão, será considerada válida a velocidade mínima em página por minuto (ppm) para papel A4 ou Carta em modo normal conforme ISO/IEC 24734:2014.

A CONTRATADA deverá prestar assistência técnica corretiva, mediante solicitação da CONTRATANTE, para eliminação de defeitos porventura ocorridos, sem ônus para a CONTRATANTE.

Possibilitar a restrição de uso de cor, forçar impressão em duplex, ou outras configurações para economia de custo.

A CONTRATADA deverá fornecer a infra estrutura necessária para a prestação do serviço tal como servidores de impressão em nuvem para executar o software embarcados nos equipamentos, bem como os sistemas de gerenciamento, bilhetagem e cotas .

FORNECIMENTO DE SUPRIMENTOS:

A CONTRATADA deverá fornecer todo o material de consumo (toner, cilindro ou similares e afins), necessários ao perfeito funcionamento dos equipamentos, exceto papel, sendo entregues nos locais relacionados no contrato.

A CONTRATADA deverá deixar em poder da CONTRATANTE, a depender da quantidade e do modelo do equipamento, no mínimo:

01 suprimento reserva (toner/cartucho, cilindro fotocondutor) por modelo de equipamento instalado para cada localidade/prédio.

Para locais/prédio com 5 até <50 equipamentos do mesmo modelo, a CONTRATADA deverá municiar o local com no mínimo 01 suprimento reserva (toner/cartucho, cilindro fotocondutor) a cada bloco de 05 impressoras do mesmo modelo por localidade.

Para locais/prédio com 50 ou mais equipamentos do mesmo modelo, a CONTRATADA deverá fornecer no mínimo 10 % (dez por cento) do total de equipamentos instalados do modelo em (toner/cartucho de tinta/cera, cilindro fotocondutor).

Os itens acima se aplicam de forma concomitante dependendo da volumetria de equipamentos e do modelo fornecido.

Os cálculos de percentuais em casas decimais ou quantitativo inexato pela divisão por blocos de 05 impressoras deverão ser arredondados sempre para cima. (Exemplo i: 10% de 63 impressoras = 6,3: neste caso, arredonda-se para 7 suprimentos reserva; Exemplo ii: 6 impressoras = 2 equipamentos reservas ).

Em caso de vandalismo, furto e mau uso, cabe aos órgãos participantes a abertura de processo administrativo para identificação dos envolvidos e apuração de responsabilidade. Uma vez que a CONTRATANTE é responsável pela guarda e conservação dos equipamentos locados.

Poderão ser tratados e considerados casos de mau uso as seguintes situações:

Quebra de bandejas, peças sobressalentes e componentes provocados pelo uso indevido de usuários, que foram objeto de orientações e treinamento aos usuários, devidamente documentados pela CONTRATADA;

Queima diversa de equipamentos causados por descarga elétrica ou ligação em tensão indevida, na mesma edificação que ocorreu o dano;

Dentre outros derivados de fatos fortuitos.

Para os casos tratados neste ítem, a CONTRATADA deverá apresentar 3 (três) orçamentos de mercado para fins de aceitabilidade dos custos da peça/dispositivo, ficando à critério da CONTRATANTE, a elaboração de novos orçamentos para posterior aprovação.

A CONTRATADA deverá prestar o atendimento e solucionar os problemas derivados de mau uso, nos prazos estipulados nos Indicadores de Medição de Resultados, sem ônus para a CONTRATANTE, excetuando os custos de peças de reposição.

A CONTRATANTE, se reserva o direito de exigir que as cópias/impressões que apresentarem problemas de impressão motivadas por mau funcionamento do equipamento ou utilizadas para teste do equipamento, após a realização de manutenção corretiva, preventiva e instalação, sejam deduzidas do montante mensal.

A instalação e a configuração do hardware e do software serão de inteira responsabilidade da CONTRATADA, devendo, para tanto, providenciar a adequação do ambiente para este fim, sendo que a CONTRATANTE alocará um técnico para orientar e acompanhar o processo.

A CONTRATADA deverá fornecer os softwares necessários para a solução de impressão seja implementada.

Os Sistemas de Gerenciamento, Cotas e Bilhetagem deverão ser compatíveis em todas as suas funcionalidades para todos os equipamentos ofertados.

Todos os sistemas mencionados anteriormente deverão ser compatíveis com estações clientes Windows 7 e superior.

Os sistemas deverão, caso necessário, trabalhar com servidores de impressão locais compatíveis com sistema operacional Windows.

A CONTRATADA deverá fornecer transformadores e adaptadores, quando necessário, para a devida instalação dos equipamentos.

A CONTRATADA deverá realizar capacitação (treinamento) de utilização dos equipamentos para no máximo 15 pessoas da CONTRATANTE em cada local de instalação, exceto quando a CONTRATANTE solicitar treinamento com menor número de participantes.

O Treinamento deverá transcorrer sobre as especificações dos equipamentos e softwares de gestão que os acompanham e estão detalhadas no item Capacitação deste Termo de Referência.

A CONTRATADA deverá alocar um técnico residente (alocação física) para localidades com 130 ou mais impressoras instaladas. O técnico residente será responsável por todas as obrigações da CONTRATADA descritas no presente termo de referência, e realizar as trocas dos suprimentos nos equipamentos.

Não poderá haver custos adicionais para alocação do técnico residente e em caso de férias, faltas ou licenças o mesmo deverá ser devidamente substituído.

O horário comercial será estabelecido como o prazo de atendimento aos chamados. Será considerado hora útil de 08:00 às 18:00 de segunda a sexta-feira, exceto feriados.

A CONTRATADA deverá embarcar e implementar todos os formulários, disponibilizados no Anexo I (E), nas impressoras multifuncionais indicadas pelo gestor do contrato, bem como realizar testes específicos, executar os ajustes, parametrizações, configurações necessárias e adequação dos formulários para a linguagem das impressoras funcionais. a fim de viabilizar e garantir a correta impressão de tais formulários. Novos formulários a serem embarcados, não poderão implicar em custos adicionais ao contrato no decorrer da execução.

A massa de dados dos formulários será enviada online para o pool de impressão em linguagem PCL, mantido em solução própria (sistema legado na plataforma Unix) a partir de obtenção em base de dados Oracle ou, no caso dos sistemas batch, ela estará em arquivo texto. A origem da entrada da massa de dados é remota, com comunicação via TCP/IP no caso de impressões online e pasta no caso de impressões comandadas em batch.

SISTEMA DE GERENCIAMENTO

A Contratada deverá disponibilizar de forma WEB, soluções que permitam ao CONTRATANTE visualizar dados do status dos consumíveis para os equipamentos que possuem este controle. Em caso de inexistência de rede ou do servidor ou dispositivo semelhante, o gerenciamento via rede será dispensado para os equipamentos que não estejam na rede.

Todos os equipamentos de impressão deverão ter, obrigatoriamente, recurso de contabilização de páginas impressas e copiadas pelo próprio hardware, para comparação com os resultados obtidos pelo sistema.

Contabilização e aferição dos volumes efetivamente impressos, possibilitando a auditagem dos serviços.

A CONTRATADA deverá instalar e configurar todos os softwares de gerenciamento e bilhetagem, em um servidor ou dispositivo correspondente fornecido pela CONTRATADA ou fornecer toda a solução em nuvem. Ambas as soluções devem respeitar as políticas de segurança do órgão e consequentemente as liberações de porta de comunicação.

Todos os equipamentos deverão ser previamente cadastrados, antes de serem enviadas as suas localidades, contemplando o nome da localidade e seu respectivo endereço.

A CONTRATADA deverá fornecer, mensalmente, a taxa de cobertura preto e branco e colorido, utilizada para impressão nos equipamentos instalados.

SISTEMA DE BIBLETAGEM

A Contratada deverá disponibilizar um sistema informatizado de gerenciamento de equipamentos em rede e atender às seguintes características mínimas:

Realizar a contabilidade e o controle dos custos de impressões feitas nas impressoras e nas multifuncionais.

Relatar os tipos de serviços utilizados em cada equipamento (quantidade de impressões, cópias, digitalizações, quantidade de folhas utilizadas).

Informar o usuário, os horários de impressão e cópia, as impressoras utilizadas, o nome do documento, o total de impressões e cópias por login, o número de páginas impressas, o modo de impressão (colorida ou monocromática, simplex ou duplex), o tamanho do papel, e o custo para cada página impressa ou copiada.

Permitir a geração de relatórios específicos por usuário, impressora, unidade administrativa ou unidades englobadas.

Permitir a extração de relatórios de no mínimo com informações sobre a bilhetagem (usuário, quantidade impressa, máquina utilizada e centro de custo) tanto para cópia quanto para a impressão.

Permitir a ordenação dos relatórios por unidade administrativa demonstrando quantidade e custo das impressões seguras realizadas por área/setor.

Permitir a associação de usuários a sua respectiva unidade administrativa.

Permitir a utilização de filtros nos relatórios por cor da impressão (colorida ou monocromática), tipo de papel e origem (cópia ou impressão).

Gerar análise interativa em rede, ou seja, permitir a visualização dos dados gerados através do sistema em rede para que possam ser obtidas informações sobre o consumo.

Permitir, no mínimo, a exportação de dados e relatórios para análise em formato Excel.

Realizar inventário automático de todas as impressoras ou multifuncionais (entende-se por inventário o rastreamento automático dos equipamentos conectados à rede) permitindo monitorar e identificar possíveis alterações de hardware, remanejamentos, desinstalação ou instalação de novos equipamentos.

Disponibilizar gráfico e resumo para facilitar o acompanhamento do ambiente de bilhetagem.

Permitir a Gestão off-line: caso haja perda da comunicação com o servidor ou equipamento estiver desconectado da rede interna, enviar automaticamente estes dados quando a comunicação for restabelecida.

O sistema deverá permitir contabilização de impressão monocromática no equipamento do tipo colorido.

O sistema deverá permitir contabilização de impressão nos formatos A4 e A3 no equipamento A3.

SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE COTAS

A Contratada deverá disponibilizar um sistema para o gerenciamento do controle de cotas de impressão que deverá atender às seguintes características mínimas:

Permitir a definição de cotas por usuários e grupos, por quantidade ou valor.

Gerenciamento de administração de usuário em no mínimo quatro níveis (ex. Master / Secretaria / Superintendência / Usuário).

Oferecer a usuários selecionados tais como administradores de rede, acesso a modificar saldo e privilégio de usuários, visualizarem histórico do usuário, executar relatórios de atividades.

Gerenciamento e contabilidade das cotas e impressões.

Relatórios deverão ser customizados ou, deverão ser possíveis otimizações de relatórios, na finalidade de atribuir a Contratante a melhor forma de gerenciar sua cota e impressoras.

Consulta on-line do consumo e cota restante do usuário/setor/unidade.

Possibilitar o remanejamento de cota para dentro dos níveis de gerenciamento (Master / Secretaria / Superintendência / Usuário).

Permitir a exportação de dados para análise em formatos no mínimo EXCEL.

MODO DE IMPRESSÃO

A CONTRATADA deverá implementar nos modelos de multifuncionais a funcionalidade de Impressão Retida por Senha e Crachá. Está última opção apenas para as multifuncionais que a CONTRATANTE optou por utilizar o Leitor de Crachá.

Nos locais em que as Multifuncionais estiverem interligadas via rede, a Impressão Retida por Senha deverá ser efetuada através de AD ou LDAP do CONTRATANTE, cujas informações técnicas deverão ser fornecidas pelo CONTRATANTE na fase de planejamento, ou funcionalidade especifica do driver de impressão.

Nos locais em que não for possível interligar as multifuncionais e impressoras em rede ou não existir AD ou LDAP implementado, a impressão deverá ser por funcionalidade de Impressão Segura com o cadastramento de senha.

Após o envio do documento para impressão nas multifuncionais, deverá permitir a retirada do documento impresso em qualquer equipamento de ilha de impressão localizado no mesmo prédio, mediante autenticação do usuário.

CAPACITAÇÃO

A capacitação (treinamento) deverá ter duas modalidades: Capacitação para uso geral dos equipamentos, destinada aos usuários dos equipamentos e Capacitação técnica, destinada à equipe da área de tecnologia e fiscais técnicos do contrato por localidade;

A Capacitação para uso Geral dos equipamentos de no máximo 15 (quinze) colaboradores por localidade de instalação, deverá contemplar todas as funcionalidades de impressão e de digitalização oferecida pelos equipamentos, com foco nos colaboradores dos departamentos que utilizarão cada um dos equipamentos. Esta capacitação na operação dos equipamentos visa o repasse de conhecimento prático da utilização dos equipamentos a serem disponibilizados. Este treinamento poderá ser realizado por meio de Ensino a Distância (EAD), na modalidade “síncrona ou assíncrona”, que permita a interação entre aluno e instrutor em tempo real. Neste caso, a plataforma EAD será de responsabilidade exclusiva da CONTRATADA. Todavia, estes treinamentos devem contemplar todas as exigências mínimas previstas no modelo presencial quanto à utilização de todos os recursos dos diferentes equipamentos disponibilizados.

A Capacitação Técnica para até 10 (dez) colaboradores da área de TI e fiscais do contrato, para cada unidade CONTRATANTE, a ser realizada por técnico capacitado e apto a para este treinamento, ficando a cargo da CONTRATANTE solicitar novo treinamento caso entenda que o técnico destinado não detenha conhecimento ou requisitos para o treinamento. O referido treinamento terá foco no uso do(s) software(s) de monitoramento, bilhetagem, controle de cotas, retenção, gerenciamento de filas de impressão, servidor de impressão, parametrizações no sistema de gerenciamento e cotas, emissão de relatórios gerenciais, sistema de abertura e gerenciamento de chamados técnicos, operação geral e avançada dos equipamentos. A Capacitação Técnica deverá possuir carga horária de 12 (doze) horas, sendo preferencialmente executada 4 (quatro) horas por dia, em período da manhã ou da tarde, nas dependências da unidade CONTRATANTE;

SUPORTE E ASSISTÊNCIA TÉCNICA CORRETIVA E PREVENTIVA

A assistência técnica dos equipamentos será de responsabilidade da CONTRATADA, inclusive no tocante aos custos, e será prestada, durante todo o período contratual, pela Contratada para realizar assistência técnica em seus equipamentos.

A assistência técnica durante o período contratual será executada “on-site”, em qualquer um dos locais onde estiverem instalados os equipamentos da Contratada, localizados dentro dos limites territoriais do Estado de Minas Gerais.

O suporte técnico deverá ser disponibilizado aos usuários dos serviços de impressão de segunda a sexta-feira, de 08h as 18h.

Para atender às necessidades da CONTRATANTE este horário poderá ser alterado durante a prestação dos serviços, sendo necessário para isto a comunicação formal entre as partes, o registro do novo horário através de ofício emitido pela CONTRATANTE e desde que a alteração não afete o valor do contrato.

Caso haja a alteração do horário de atendimento do suporte técnico, a empresa CONTRATADA terá o prazo de 15 (quinze) dias corridos para realizar os ajustes necessários à implantação de mudança de horário.

A Contratada deverá fornecer obrigatoriamente suprimentos (toner, cilindro, revelador, fusores, rolos, cartuchos de tinta, ceras e outros) originais do mesmo fabricante dos equipamentos instalados.

A Contratada deverá disponibilizar o sistema de gestão de chamados, linha telefônica gratuita (0800), chatbot e e-mail para abertura de chamados de suporte técnico na Central de Atendimento da CONTRATADA. Todos os meios devem informar o número de chamado no momento da abertura para o usuário para fim de acompanhamento.

A Contratada deverá manter seus funcionários devidamente uniformizados, identificados com crachás e utilizando equipamentos de segurança durante a execução das atividades de instalação.

A CONTRATADA deverá executar as atividades de instalação de forma a não afetar os serviços em funcionamento nos locais de instalação, garantindo a continuidade desses serviços aos seus usuários.

CONTRATADA deverá comunicar previamente à CONTRATANTE possíveis interrupções de outros serviços ou parada de equipamentos, em decorrência da execução das atividades de instalação, para que sejam tomadas as devidas providências.

A CONTRATADA deverá apresentar previamente quaisquer alterações relacionadas com a execução das atividades à CONTRATANTE, para análise e aprovação.

Toda solicitação de suporte emitida pela CONTRATANTE deverá ser registrada e controlada através de uma Central de Suporte a ser disponibilizada pela CONTRATADA.

A CONTRATADA deverá disponibilizar uma Central de Suporte que deve abranger abertura e controle de incidentes, resolução de dúvidas correlatas à solução implantada, assistência e suporte técnico, exclusivamente em relação ao escopo deste instrumento.

A manutenção corretiva compreende a eliminação de defeitos ou problemas dos equipamentos e softwares, inclusive os ocasionados por problemas de operação (atolamento de papel, ajustes de bandeja, fusor, etc.), promovendo as reparações necessárias, mantendo-os em perfeito funcionamento.

Considera-se prazo para solução do problema o período compreendido entre o horário de comunicação do chamado de suporte técnico feito pela Contratante e o horário término da solução, quando o equipamento estiver em condições normais de operação.

A Contratada não poderá, em nenhuma hipótese, negar-se a registrar nenhum chamado relacionado ao equipamento instalado, ainda que se conclua, ao final, que a solução do incidente não seja de responsabilidade do fornecedor/fabricante.

A Contratada deverá emitir um Relatório de Atendimento Técnico (RAT), para cada chamado de suporte técnico, atendido e concluído, no qual constem os horários de chamado, de início de atendimento e de conclusão dos serviços, o número da Ordem de Serviço, bem como a identificação dos equipamentos que apresentarem defeito, serviços executados, responsável pelo serviço e quaisquer outras anotações pertinentes.

Todas as aberturas e registro de chamados, bem como o acompanhamento e conclusão, deverão ser registrados em ferramenta informatizada pela CONTRATADA.

Todo chamado a ser aberto deverá conter, minimamente, o usuário solicitante, a localidade, o horário de abertura pelo usuário, início e término do atendimento do chamado, identificação da impressora, número de série do equipamento, a descrição do chamado e a solução aplicada.

Constatada a necessidade de remoção do equipamento das instalações da Contratante, a Contratada deverá substituí-lo imediatamente por outro idêntico ou superior, e configurá-lo adequadamente, sem qualquer ônus para a CONTRATANTE, sendo que, em caso do retorno do equipamento original, deverá ser restabelecida de igual forma as configurações originais.

Não se admitirá a remoção para laboratório e/ou substituição temporária de equipamento dos locais sem documento comprobatório da CONTRATADA para fins de controle, cujo modelo de documento deverá ser formalizado junto ao CONTRANTE até o início da implantação dos equipamentos contratados.

Independente da substituição mencionada no parágrafo anterior, a Contratada deverá substituir em até 02 (dois) dias úteis, sem ônus para a CONTRATANTE, os equipamentos que apresentarem, em período de 90 (noventa) dias, 05 (cinco) ou mais intervenções de manutenção corretivas registradas.

Caso a Contratante necessitar a mudança do equipamento para outro local, será obrigatório o registro do chamado para realocação do equipamento para o novo endereço.

A transferência será realizada sem ônus para CONTRATANTE.

O prazo máximo para a mudança do equipamento é de 48 (quarenta e oito) horas corridas entre a Capital e localidades distantes em até 100 km. Para o interior, a CONTRATADA deverá realocar os equipamentos em 96 (noventa e seis) horas corridas.

Caso seja necessária a mudança do modelo do equipamento, a instalação e configuração nos equipamentos da CONTRATANTE será de responsabilidade da CONTRATADA.

Os chamados de manutenção corretiva ou substituição de suprimentos que causem a inoperância do equipamento por 5 dias úteis ou mais, contados da data de abertura até o fechamento do chamado, provocará o abatimento proporcional dos dias indisponíveis no valor mensal da locação do equipamento até o 9º dia útil. A partir do 10º dia útil de inoperância contados da abertura do chamado provocará o não faturamento do equipamento correspondente no mês em que ocorreu o problema e nos meses subsequentes até a solução do chamado.

Exemplos: i) chamados abertos com 5 dias úteis ou mais, sem a solução do problema, deixando o equipamento inoperante, serão abatidos proporcionalmente (dias indisponíveis) do valor mensal da locação do mesmo. ii) chamados abertos com 10 dias úteis sem a solução do problema dentro do mesmo mês de abertura do chamado, o equipamento referente não deverá ser faturado junto com a fatura do mês corrente. iii) chamados abertos com 10 dias úteis completos no mês subsequente provocará o não faturamento desse equipamento para o mês subsequente.

Caso o chamado não seja solucionado até 15 dias a partir da abertura, a CONTRATADA deverá substituir o equipamento em até 5 dias úteis.

A CONTRATADA deverá fornecer ao CONTRATANTE um relatório mensal consolidando todos os chamados e atendimentos ocorridos no mês constando o órgão/instituição, número do chamado, o local de atendimento, a data e horário de abertura do chamado e a data e horário de solução do problema. Bem como a aplicação dos indicadores de medição de resultados nos dados aferidos.

A CONTRATADA deverá disponibilizar uma impressora de backup a cada 30(trinta) impressoras contratadas alocadas na mesma localidade.

A impressora de backup a ser fornecida deverá ser do modelo que foi mais demandado pelo CONTRATANTE e deverão ser alocadas de acordo com a indicação da CONTRATANTE.

A utilização do Backup não isenta a CONTRATADA de cumprir os níveis de serviços descritos, pois o chamado é fechado apenas quando é realizado a solução do problema e consequente fechamento da demanda. Caso o CONTRATANTE não reabra o chamado num prazo de 16 horas úteis, o chamado é fechado de forma definitiva.

Toda a manutenção corretiva e preventiva deve ser executada pela CONTRATADA, de acordo com as recomendações do fabricante.

A manutenção preventiva compreende a limpeza interna, lubrificação, ajustes e verificação das condições e funcionamento das peças e componentes e calibração de cores, quando aplicável, conforme recomendações do fabricante (seguindo manual ou outro documento oficial), de modo a manter o pleno funcionamento dos equipamentos contratados.

O cronograma de manutenções preventivas deve ser formalizado pela CONTRATADA antes do inicio da implantação dos equipamentos e mantido atualizado, levando-se em conta as instalações, substituições, retiradas ou remanejamentos de equipamentos que ocorrerem durante a vigência do contrato.

A emissão de RAT (relatório de acompanhamento técnico) para manutenções preventivas deve ser executado. 

DO PRAZO DE SUPORTE TÉCNICO

O prazo de atendimento para solução do incidente/problema de manutenção corretiva pela CONTRATADA será de:

06 (seis) horas úteis, contadas do horário de abertura do chamado de suporte técnico para Belo Horizonte –MG.

08 (oito) horas úteis, contadas do horário de abertura do chamado de suporte técnico para a região metropolitana de Belo Horizonte (exceto a capital) e em localidades situadas até 100 Km (cem quilômetros) de Belo Horizonte –MG.

12 (doze) horas úteis, contadas da data de abertura do chamado de suporte técnico para as demais localidades de Minas Gerais.

A CONTRATADA deverá realizar a substituição do suprimento reserva vazio (toner/cartucho de tinta/cera/fotocondutor ou correspondente nos seguintes prazos:

15 (quinze) horas úteis, contadas do horário de abertura do chamado substituição de suprimento para Belo Horizonte –MG.

25 (vinte e cinco) horas úteis, contadas do horário de abertura do chamado de substituição de suprimento para a região metropolitana de Belo Horizonte (exceto a capital) e em localidades situadas até 100 Km (cem quilômetros) de Belo Horizonte –MG.

60 (sessenta) horas úteis, contadas do horário de abertura do chamado de substituição de suprimento para as demais localidades de Minas Gerais.

*Os atendimentos aos problemas derivados de mau uso seguem os prazos estipulados, sem onus para a CONTRATANTE, excetuando os custos de peças de reposição.

INDICADORES DE MEDIÇÃO DE RESULTADOS

A CONTRATADA deverá obedecer os seguintes Níveis de Serviço deste Termo de Referência.

INDICADOR 01

Consertos – abertura de chamado para manutenção corretiva

Item

Descrição

Finalidade

Avaliar o cumprimento dos níveis de serviços estabelecidos para as manutenções corretivas.

Meta a cumprir

95% dos chamados de manutenção corretiva fechadas no prazo

Instrumento de medição

Software de abertura / fechamento de chamados

Forma de acompanhamento

Através do relatório mensal emitido pela CONTRATADA

Periodicidade

Aferição diária e consolidação mensal (somatório dos resultados das aferições diárias)

Mecanismo de Cálculo

Total de chamados para manutenções corretivas fechadas no prazo / Total de chamados abertos para manutenções corretivas.= X1

Início de Vigência

Início da prestação dos serviços

Faixas de ajuste no pagamento (M1)

Se X1 entre 0,95 e 1, M1 = 1

Se X1 entre 0,90 e 0,94, M1 = 0,95

Se X1 entre 0,85 e 0,89, M1 = 0,9

Se X1 entre 0,80 e 0,84, M1 = 0,85

Se X1 entre 0,75 e 0,80, M1 = 0,8

Se X1 entre 0,70 e 0,74, M1 = 0,75

Se X1 abaixo de 0,70, M1 = 0,7

Sanções

Se X1 abaixo de 0,7 por 3 (três) meses consecutivos, será considerada inexecução parcial do ajuste e a CONTRATANTE poderá rescindir o contrato.

 

INDICADOR 02

Indisponibilidade dos sistemas –Gerenciamento, Bilhetagem e Cotas

Item

Descrição

Finalidade

Avaliar o cumprimento dos níveis de serviços para a disponibilidade dos sistemas.

Meta a cumprir

99% disponibilidade integral dos sistemas

Instrumento de medição

Software de abertura / fechamento de chamados

Forma de acompanhamento

Através do relatório mensal emitido pela CONTRATADA

Periodicidade

Aferição diária e consolidação mensal (somatório dos resultados das aferições diárias)

Mecanismo de Cálculo

Somatório de disponibilidade dos sistemas de Gerenciamento, Bilhetagem, Gerenciamento de Cotas (em minutos) / total de minutos dos sistemas (número de dias úteis x 10 horas x 60 minutos) = X2

 

Disponibilidade sistema = Tempo total disponível – tempo total indisponível (tempo retirado entre a abertura e fechamento dos chamados de indisponibilidade)

Início de Vigência

Início da prestação dos serviços

Faixas de ajuste no pagamento (M2)

Se X2 entre 0,99 e 1, M2 = 1

Se X2 entre 0,97 e 0,98, M2 = 0,9

Se X2 entre 0,95 e 0,96, M2 = 0,8

Se X2 entre 0,93 e 0,94, M2 = 0,7

Se X2 entre 0,91 e 0,92, M2 = 0,6

Se X2 abaixo de 0,90, M2 = 0,5

Sanções

Se X2 abaixo de 0,90 por 3 (três) meses consecutivos, será considerada inexecução parcial do ajuste e a CONTRATANTE poderá rescindir o contrato.

 

INDICADOR 03

Substituição dos Suprimentos Reservas

Item

Descrição

Finalidade

Avaliar o cumprimento dos níveis de serviços para a troca de itens de consumo.

Meta a cumprir

95% dos chamados de substituição de suprimentos reservas atendidos no prazo.

Instrumento de medição

Software de abertura / fechamento de chamados

Forma de acompanhamento

Através do relatório mensal emitido pela CONTRATADA

Periodicidade

Aferição diária e consolidação mensal (somatório dos resultados das aferições diárias)

Mecanismo de Cálculo

Total de chamados de substituição de suprimentos reservas no período atendidas no prazo / Total de chamados de substituição de suprimentos reservas do período = X3

Início de Vigência

Início da prestação dos serviços

Faixas de ajuste no pagamento (M3)

Se X3 entre 0,95 e 1, M1 = 1

Se X3 entre 0,90 e 0,94, M1 = 0,9

Se X3 entre 0,85 e 0,89, M1 = 0,8

Se X3 entre 0,80 e 0,84, M1 = 0,7

Se X3 entre 0,75 e 0,80, M1 = 0,6

Se X3 entre 0,70 e 0,74, M1 = 0,5

Se X3 abaixo de 0,70, M1 = 0,4

Sanções

Se X3 abaixo de 0,7 por 3 (três) meses consecutivos, será considerada inexecução parcial do ajuste e a CONTRATANTE poderá rescindir o contrato.

 

LOTES

DO AGRUPAMENTO DE ITENS EM LOTES:

A presente licitação trata da contratação, futura e eventual, de empresa especializada para prestação de serviços de impressão com assistência técnica e manutenção corretiva, preventiva e especializada, reposição de peças e insumos de acordo com as especificações e demais detalhamentos consignados no edital.

Tais serviços são caracterizados de prestação contínua, cuja interrupção pode comprometer a continuidade das atividades da administração, vez que, frequentemente, o prestador do serviço deverá realizar manutenção corretiva, preventiva e fornecimentos de insumos para diversos equipamentos descritos nos lotes.

A execução por lote único se mostra mais vantajosa, pois proporcionaria uma economia de recursos, uma vez que é necessário somente um servidor de impressão para atender todos os serviços contidos.

Há de se ressaltar ainda a gestão dos contratos. A fase de gerenciamento do contrato visa acompanhar e garantir a adequada prestação de serviços e o fornecimento de bens que compõem a solução de TI durante todo o período de execução do contrato. O gerenciamento do contrato envolve tarefas a serem realizadas no início do contrato, na execução e seu monitoramento, na transição contratual e no encerramento do contrato.

LOTES EXCLUSIVOS PARA MICROEMPRESAS E EMPRESAS DE PEQUENO PORTE:

Para o presente objeto, como demonstrado no ETP 72260578 no item 2 - Justificativas para o parcelamento ou não da contratação, o agrupamento de itens em lotes, não se mostra vantajoso para a Administração. Fato que impossibilita a reserva para microempresas e empresas de pequeno porte e tecnicamente não se justifica dividirmos a solução, pois trata-se de apenas um tipo de serviço.

A contratação de serviços de outsourcing de impressão estaria substituindo os principais custos de aquisição de impressoras e insumos, os custos de serviços de manutenção e reparos, diminuição do tempo de máquina parada e maior garantia de abastecimento, devido à necessidade de contratação de diferentes produtos/serviços que podem sofrer atrasos nos processos de compra e/ou autorização de fornecimento, quando contratados separadamente. Além disso, possibilita que a contratante concentre seus recursos humanos no produto finalístico.

O objeto a ser contratado se enquadra como bem comum de acordo com os requisitos legais, pois suas descrições qualitativas e padrões de desempenho são definidos de maneira clara no termo de referência e são usuais no mercado.

 

JUSTIFICATIVA DA CONTRATAÇÃO

A contratação de um serviço de impressão (outsourcing) justifica-se em virtude da demanda constante por impressões e cópias inerentes as atividades dos diversas órgãos e entidades que integram o Governo do Estado de Minas Gerais, trata-se de um serviço essencial para as instituições realizarem suas atividades cotidianas.

Muitas vezes, a Administração Pública enfrenta, dificuldades para gerenciar seus equipamentos de impressão, incluindo a manutenção, reparo e fornecimento de suprimentos. Além disso, a compra e manutenção de equipamentos de impressão pode ser onerosa e consumir recursos financeiros e de pessoal que poderiam ser alocados para outras áreas do negócio.

Nesse sentido, o outsourcing de impressão surge como uma solução potencial para reduzir custos e melhorar a eficiência do gerenciamento de impressão. Ao terceirizar a gestão de impressão para um provedor de serviços externo, as empresas podem se beneficiar da economia de escala do provedor de serviços, bem como do expertise e recursos especializados em gestão de impressão. Isso pode resultar em uma redução significativa nos custos de impressão, aumento da eficiência e melhorias na segurança e responsabilidade ambiental.

A contratação de um serviço de impressão (outsourcing) tem por objetivo fornecer a infraestrutura adequada ao funcionamento dos setores administrativos, de forma a obter a qualidade necessária dos trabalhos desenvolvidos nos diversos órgãos e entidades, permitindo a realização das atividades com qualidade.

A presente demanda tem como objetivo a economicidade das verbas da Administração Pública, através da contratação de pessoa jurídica especializada em serviços de impressão corporativa, cedendo à contratada a responsabilidade pelo fornecimento dos equipamentos de impressão, realização de assistência nas máquinas e pela distribuição dos insumos necessários, proporcionando alta disponibilidade do serviço de impressão, sem a necessidade da realização de processos licitatórios inerentes para a compra de peças e insumos.

Tal contratação visa contemplar a exigência legal dos serviços de impressão utilizados e por fim sustentar as atividades administrativas desenvolvidas, como impressão, digitalização e cópia de documentos e correspondências oficiais de interesse da Administração Pública.

 

JUSTIFICATIVA DA MODALIDADE

A centralização da contratação de empresa para prestação de serviços de Outsourcing de Impressão possui um significativo potencial de redução de custos administrativos e de redução do valor de custos com serviços de impressão por meio do potencial do ganho de escala em função da quantidade de impressões. Além do potencial de economia, a centralização da contratação padroniza as especificações do atendimento com vistas a estabelecer um padrão de qualidade e desonera os órgãos de alocar recursos humanos na especificação técnica do objeto, além de reduzir a ocorrência de processos licitatórios de menor porte.

Diante do exposto, a Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão - SEPLAG, realizará, em virtude do disposto no Decreto Estadual 46.311/2013, licitação na modalidade Pregão Eletrônico para registro de preços, cujo critério adotado será o de menor preço global para contratação de prestação de serviços de outsourcing de Impressão, com assistência técnica e manutenção corretiva, preventiva e especializada, reposição de peças e insumos, conforme especificações, exigências e quantidades estabelecidas neste documento.

Fundamento legal para a criação do Registro de Preços:

Lei Federal 10.520/2002 - Fundamentação normativa

Decreto nº. 46.311/2013, Art. 4º, II: “for conveniente a compra de bens ou a contratação de serviços para atendimento a mais de um órgão ou entidade ou a programas de Governo; e”.

Decreto Estadual nº 46.311, de 16 de setembro de 2013, art. 3º, § 2º:

§ 2º Para registro de preços de bens e serviços comuns será utilizada, obrigatoriamente, a modalidade pregão, salvo o disposto em legislação específica.

Decreto Estadual nº 48.012/2020 de 22 de julho de 2020:

Art. 1º – Este decreto regulamenta a licitação na modalidade de pregão, na forma eletrônica, para a aquisição de bens e a contratação de serviços comuns, incluídos os serviços comuns de engenharia, no âmbito da Administração Pública direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo.

§ 1º – É obrigatória a utilização da modalidade de pregão, na forma eletrônica, pelos órgãos da Administração direta, pelas autarquias, pelas fundações e pelos fundos especiais nas licitações de que trata o caput.

Obs: O objeto a ser contratado se enquadra como bem comum de acordo com os requisitos legais, pois suas descrições qualitativas e padrões de desempenho são definidos de maneira clara no termo de referência e são usuais no mercado.

Justificativa da escolha: 

  1. Melhoria da qualidade técnica dos documentos preliminares ao certame, tais como: especificações técnicas, alinhamento estratégico com o planejamento dos órgãos e condições jurídicas para a contratação;

  2. Redução do esforço administrativo para a realização de diversos processos licitatórios sendo que a execução conjunta culmina em um único certame;

  3. Padronização do parque tecnológico na Administração Pública;

  4. Redução de custos de manutenção e melhor eficiência pelo uso racional dos recursos, uma vez que estes foram definidos de forma a atender precisamente as necessidades do usuário;

  5. Ganho de economia de escala, pois, ao prospectar grandes volumes licitados, a Administração Pública amplia seu poder de compra junto aos fornecedores e consegue reduções consideráveis de preços, fato que certamente não ocorreria quando do fracionamento de certames.

 

DA PARTICIPAÇÃO DE CONSÓRCIOS:

Não será permitida a participação de empresas reunidas em consórcio, devido à baixa complexidade do objeto a ser adquirido, considerando que as empresas que atuam no mercado têm condições de prestar os serviços de forma independente.

 

QUALIFICAÇÃO TÉCNICA:

Comprovação de aptidão para desempenho de atividade pertinente e compatível com as características, quantidades e prazos do objeto da licitação, através da apresentação de atestado de desempenho anterior, fornecido por pessoa jurídica de direito público ou privado, comprobatório da capacidade técnica para atendimento ao objeto da presente licitação.

Para comprovação do quantitativo fornecido, poderão ser apresentados tantos atestados quanto necessários para comprovar que a licitante prestou serviços.

Para efeito de comprovação da qualificação técnica, admite-se o somatório de atestados que comprovem a execução dos respectivos serviços contratados compatíveis em um parque mínimo de 20% (vinte por cento) do quantitativo total do lote.

O percentual de 20% se refere às parcelas de maior relevância e valor significativo do objeto a ser contratado , ou seja, quantidade de impressoras.

 

CRITÉRIOS DA ACEITABILIDADE DA PROPOSTA:

A licitante vencedora deverá encaminhar prospectos, fichas técnicas e demais documentos para comprovação de que os itens ofertados atendem às especificações técnicas solicitadas no edital.

A licitante vencedora deverá encaminhar uma planilha indicando, ponto a ponto, a comprovação das exigência técnicas.

Apresentar juntamente com a proposta declaração que ateste a não aplicação da prática de registro de oportunidade junto ao fabricante, de modo a garantir o princípio constitucional da isonomia e a seleção da proposta mais vantajosa para a Administração Pública, conforme disposto na Lei nº 8.666, de 1993.

 

DA PROVA DE CONCEITO:

DA PROVA DE CONCEITO:​

Não haverá exigência de realização de prova de conceito para o presente certame.

 

DA EXECUÇÃO DO OBJETO

PRAZO DA PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS: 

O prazo de instalação dos equipamentos e disponibilização para utilização dos mesmos, contado a partir da assinatura do contrato, será de até 60 (sessenta) dias corridos quando a quantidade não ultrapassar 50 (cinquenta) equipamentos, será de até 80 (oitenta) dias corridos quando a quantidade estiver entre 51 (cinquenta e um) e 100 (cem), e até 100 (cem) dias corridos para as quantidades superiores a 100 (cem) unidades solicitadas, por cada órgão participante do registro de preços. 

A montagem e a instalação dos equipamentos deverão ser feitas pela CONTRATADA nos locais de entrega indicados pelo órgão, salvo se disposto em contrário no contrato, na autorização de fornecimento ou em documentos anexo à Nota de Empenho.

A CONTRATADA deverá informar a CONTRATANTE o horário para entrega e instalação dos equipamentos.

DO LOCAL DA PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS:

Os equipamentos deverão ser entregues nas unidades administrativas dos órgãos participantes, localizadas dentro dos limites territoriais do Estado de Minas Gerais durante o horário de funcionamento destas.

CONDIÇÕES DE RECEBIMENTO:

CONTRATADA deverá realizar no mínimo os seguintes testes no momento da instalação dos equipamentos:

Envio de folha de teste de impressão nas diversas impressoras instaladas no Órgão/Entidade, permitindo o teste de roteamento de impressão em pontos múltiplos nas localidades em que as impressoras foram colocadas em rede.

Teste de liberação de documento, com inserção de senha, nos equipamentos instalados nas ilhas de impressão, salas de gabinete e nas centrais de impressão.

Verificação do registro da impressão no software (bilhetagem).

Exibição de relatórios com informações sobre a bilhetagem (usuário, quantidade impressa, máquina utilizada, centro de custo) tanto para cópia quanto para a impressão.

Os serviços serão recebidos provisoriamente, no ato da prestação em que se observará:

A escolha da metodologia de trabalho e os produtos utilizados deverão ficar a cargo da empresa, devendo estar em consonância com as determinações Federais, Estaduais e Municipais legais e normativas vigentes.

O recebimento provisório do objeto dar-se-á se satisfeitas as seguintes condições: Serão os equipamentos recebidos por servidor da Administração ou Comissão Responsável, para verificação das especificações, quantidade, qualidade, marca, e outros dados pertinentes e, encontrando irregularidades, fixará prazos para correção pela CONTRATADA, ou aprovando, receberá provisoriamente os mesmos, mediante recibo.

Definitivamente, após a verificação da qualidade e quantidade:

Após recebimento provisório, verificação da integridade, instalação e realização de testes de funcionamento, e sendo aprovados, nos exatos termos do Edital e da Autorização de Fornecimento, no prazo máximo de 03 (três) dias úteis, contados de sua efetiva entrega, o servidor da Administração ou Comissão Responsável, receberá em caráter definitivo.

Satisfeitas as exigências anteriores, lavrar-se-á Termo de Recebimento Definitivo, que poderá ser substituído pelo visto no verso da Nota Fiscal, efetuada por dois servidores devidamente habilitados para tal.

Caso as condições de recebimento não sejam atendidas, será lavrado Termo de Recusa, no qual se consignarão as desconformidades, devendo o equipamento rejeitado ser substituído no prazo de 08 (oito) dias úteis, quando serão realizadas novamente as verificações antes referidas.

Caso a substituição não ocorra no prazo determinado, estará a Contratada incorrendo em atraso na entrega e sujeita à aplicação das sanções previstas neste Edital.

A Nota Fiscal de fornecimento deverá ser emitida em conformidade com as unidades de fornecimento indicadas no presente Termo de Referência e da proposta do fornecedor.

O recebimento provisório ou definitivo do objeto não exclui a responsabilidade da Contratada pelos prejuízos resultantes da incorreta execução do contrato, ou, em qualquer época, das garantias concedidas e das responsabilidades assumidas em contrato e por força das disposições legais em vigor.

Os serviços poderão ser rejeitados, no todo ou em parte, quando em desacordo com as especificações constantes neste Termo de Referência e na proposta, devendo ser corrigidos/refeitos/substituídos no prazo fixado pelo fiscal do contrato, às custas da Contratada, sem prejuízo da aplicação de penalidades.

CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRO:

Não haverá exigencia de cronograma fisico financeiro já que os pagamentos serão de acordo com as instalações dos equipamentos  e impressões executadas.

 

DO PAGAMENTO:

O pagamento será efetuado através do Sistema Integrado de Administração Financeira - SIAFI/MG, por meio de ordem bancária emitida por processamento eletrônico, a crédito do beneficiário em um dos bancos que o fornecedor indicar, no prazo de até 30 (trinta) dias corridos, contados a partir da data final do período de adimplemento a que se referir, com base nos documentos fiscais devidamente conferidos e aprovados pela CONTRATANTE.

Para efeito de pagamento, a CONTRATADA encaminhará à CONTRATANTE, após execução do objeto o pré-faturamento, acompanhado do relatório da execução do objeto do período a que o pagamento se referir, se houver.

A CONTRATADA deverá encaminhar o pré-faturamento para aprovação da CONTRATANTE até o 5º (quinto) dia útil a partir do dia 20 do mês atual.

A CONTRATANTE deverá avaliar/aprovar o pré-faturamento até o 5º (quinto) dia útil a partir da entrega do pré-faturamento pela CONTRATADA .

Caso a Fatura contenha divergência com relação ao estabelecido no Instrumento Contratual, os órgãos ficarão obrigados a comunicar a empresa Contratada o motivo da não aprovação.

As Notas Fiscais deverão ser emitidas e encaminhadas aos órgãos Contratantes em até o 1° (um) dia útil a partir da aprovação do pré-faturamento pela CONTRATANTE.

O pré-faturamento deve conter a aplicação dos indicadores de resultados e possíveis descontos em caso da CONTRATADA não alcançar os níveis de qualidade estabelecidos.

O pré-faturamento deve discriminar toda a fórmula de cálculo com a quantidade dos chamados abertos por tipo e os chamados que ocasionaram perda nos níveis de indicadores.

Não serão pagos os materiais/serviços prestados em desacordo com as especificações que integram este Edital.

O pagamento da Nota Fiscal fica vinculado à prévia conferência pelo gestor.

A Administração receberá o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) juntamente com o objeto e deverá realizar a verificação da validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NFs-e (o destinatário tem à disposição o aplicativo “visualizador”, desenvolvido pela Receita Federal do Brasil) e a concessão da Autorização de Uso da NFs-e, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda o Portal Nacional da NFs-e.

As Notas Fiscais que apresentarem incorreções serão devolvidas à CONTRATADA e o prazo para o pagamento passará a correr a partir da data da reapresentação do documento considerado válido pela CONTRATANTE.

A CONTRATADA deve garantir a manutenção dos requisitos de habilitação previstos no Edital.

Eventuais situações de irregularidades fiscal ou trabalhista da CONTRATADA não impedem o pagamento, se o objeto tiver sido executado e atestado. Tal hipótese ensejará, entretanto, a adoção das providências tendentes ao sancionamento da empresa e rescisão contratual.

 

DO CONTRATO:

Publicada a ata, a contratação será formalizada por instrumentos hábeis, tais como o termo de contrato, a ordem de serviço ou documento equivalente, sendo o fornecedor convocado para aceitar ou retirar o documento, de acordo com os arts. 62 e 64 da Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993 e Lei Federal nº 10.520, de 17 de julho de 2002, e ainda, obedecidas as disposições pertinentes do Decreto Estadual nº 46.311, de 16 de setembro de 2013..

O contrato tem vigência por trinta e seis (36) meses, a partir da publicação de seu extrato no Diário Oficial do Estado de Minas Gerais, podendo ser prorrogado até o limite máximo de 48 (quarenta e oito) meses, mediante celebração de termos aditivos, conforme dispõe o art. 57, II da lei n.º 8.666/93.

 

PROCEDIMENTOS DE FISCALIZAÇÃO E GERENCIAMENTO DA RELAÇÃO JURÍDICA:

Atendendo às exigências contidas no inciso III do art. 58 e §§ 1º e 2º, do artigo 67 da Lei nº. 8.666 de 1993, será designado pela autoridade competente, agente para acompanhar e fiscalizar o contrato, como representante da Administração.

Em caso de eventual irregularidade, inexecução ou desconformidade na execução do contrato, o agente fiscalizador dará ciência à CONTRATADA, por escrito, para adoção das providências necessárias para sanar as falhas apontadas.

A fiscalização de que trata esta cláusula não exclui, nem reduz a responsabilidade da CONTRATADA por quaisquer irregularidades, inexecuções  ou desconformidades havidas na execução do objeto, aí incluídas imperfeições de natureza técnica ou aquelas provenientes de vício redibitório, como tal definido pela lei civil.

O CONTRATANTE reserva-se o direito de rejeitar, no todo ou em parte, o objeto da contratação, caso o mesmo  afaste-se das especificações do Edital, seus anexos e da proposta da CONTRATADA.

Constatada a ocorrência de descumprimento total ou parcial de contrato, que possibilite a aplicação das sanções previstas neste instrumento, deverão ser observadas as disposições do art. 40 (e seguintes) do Decreto Estadual nº 45.902, de 27 de janeiro de 2012.

As decisões e providências que ultrapassarem a competência do Fiscal do Contrato serão encaminhadas à autoridade competente da CONTRATANTE para adoção das medidas convenientes, consoante disposto no § 2º do art. 67, da Lei nº.8.666/93.

Caberá ao gestor os controles administrativos/financeiros necessários ao pleno cumprimento do contrato.

 

DAS GARANTIAS:

GARANTIA FINANCEIRA DA EXECUÇÃO:

A Contratada prestará garantia de execução do contrato, nos moldes do art. 56 da Lei nº 8.666, de 1993, com validade durante a execução do contrato e por 90 (noventa) dias após o término da vigência contratual, em valor correspondente a 5% (cinco por cento) do valor total do contrato.

No prazo máximo de 10 (dez) dias úteis, prorrogáveis por igual período, a critério do contratante, contados da assinatura do contrato, a contratada deverá apresentar comprovante de prestação de garantia, podendo optar por caução em dinheiro ou títulos da dívida pública, seguro-garantia ou fiança bancária.

A inobservância do prazo fixado para apresentação da garantia acarretará a aplicação de multa de três décimos por cento por dia (0,3%), até o trigésimo dia de atraso, do valor total do contrato.

O atraso superior a 30 (trinta) dias autoriza a Administração a promover a rescisão do contrato por descumprimento ou cumprimento irregular de suas cláusulas, conforme dispõem os incisos I e II do art. 78 da Lei n. 8.666 de 1993.

A garantia assegurará qualquer que seja a modalidade escolhida, o pagamento de:

prejuízos advindos do não cumprimento do objeto do contrato e do não adimplemento das demais obrigações nele previstas;

prejuízos diretos causados à Administração decorrentes de culpa ou dolo durante a execução do contrato;

multas moratórias e punitivas aplicadas pela Administração à contratada; e 

obrigações trabalhistas e previdenciárias de qualquer natureza e para com o FGTS, não adimplidas pela contratada, quando couber.

 

DA SUBCONTRATAÇÃO:

A subcontratação somente será admitida para serviços de assistência técnica de manutenção preventiva e corretiva.

Nos casos de subcontratação, a CONTRATADA deverá no ato da assinatura do contrato, prestar todas as informações necessárias, tais como, relação atualizada das empresas subcontratadas durante a vigência do contrato.

Atualizar todas as informações necessárias sobre empresas subcontratadas sempre que houver trocas.
Não serrão admitidas subcontratações para técnicos residentes.

Justifica-se subcontratações para que o atendimento técnico não seja prejudicado devido a extenção do território de Estado de MG e grande número de municípios atendidos. Permite ainda que a CONTRATADA possa reduzir custos com deslocamentos, oferecendo melhor vantagem econômica e melhor atendimento aos prazos contratuais.

 

OBRIGAÇÕES ESPECÍFICAS DAS PARTES:

DA CONTRATADA:

Prestar os serviços nas quantidades, prazos e condições pactuadas, de acordo com as exigências constantes neste documento.

Emitir faturas no valor pactuado, apresentando-as ao CONTRATANTE para ateste e pagamento.

Atender prontamente as orientações e exigências inerentes à execução do objeto contratado.

Reparar, remover, refazer ou substituir, às suas expensas, no todo ou em parte, os serviços efetuados em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução ou dos serviços empregados, no prazo fixado pelo fiscal do contrato.

Assegurar ao CONTRATANTE o direito de sustar, recusar, mandar desfazer ou refazer qualquer serviço/produto que não esteja de  acordo  com  as normas e especificações técnicas recomendadas neste documento.

Assumir inteira responsabilidade pela prestação dos serviços, responsabilizando-se por eventual transporte, acondicionamento e descarregamento dos materiais necessários a prestação, se houver

Executar os serviços conforme especificações deste Termo de Referência e de sua proposta, com a alocação dos empregados necessários ao perfeito cumprimento das cláusulas contratuais, além de fornecer e utilizar os materiais e equipamentos, ferramentas e utensílios necessários, na qualidade e quantidade mínimas especificadas neste Termo de Referência e em sua proposta.

Responsabilizar-se pelos vícios e danos decorrentes da execução do objeto, bem como por todo e qualquer dano causado ao Estado ou à entidade estadual, devendo ressarcir imediatamente a Administração em sua integralidade, ficando a Contratante autorizada a descontar da garantia, caso exigida no edital, ou dos pagamentos devidos à Contratada, o valor correspondente aos danos sofridos.

Responsabilizar-se pela garantia dos materiais empregados na prestação dos serviços, dentro dos padrões adequados de qualidade, segurança, durabilidade e desempenho, conforme previsto na legislação em vigor e na forma  exigida neste termo de referência.

Responsabilizar-se pelos encargos  trabalhistas, previdenciários, fiscais e comerciais resultantes da execução do objeto deste Termo de Referência.

Não transferir para o CONTRATANTE a responsabilidade pelo pagamento dos encargos estabelecidos no item anterior, quando houver inadimplência da CONTRATADA, nem onerar o objeto deste Termo de Referência.

Manter, durante toda a execução do objeto, em compatibilidade com as obrigações por ele assumidas, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação.

Manter preposto, caso necessário, aceito pela Administração, para representá-lo no local da execução do objeto contratado.

DA CONTRATANTE:

Exercer o acompanhamento e a fiscalização dos serviços, por servidor especialmente designado, anotando em registro próprio as falhas detectadas, indicando dia, mês e ano, bem como o nome dos empregados eventualmente envolvidos, e encaminhando os apontamentos à autoridade competente para as providências cabíveis.

Exigir o cumprimento de todas as obrigações assumidas pela Contratada, de acordo com as cláusulas contratuais e os termos de sua proposta

Rejeitar, no todo ou em parte os serviços prestados, se estiverem em desacordo com a especificação e da proposta comercial da CONTRATADA.

Notificar a Contratada por escrito da ocorrência de eventuais imperfeições, falhas ou irregularidades constatadas no curso da execução dos serviços, fixando prazo para a sua correção, certificando-se que as soluções por ela propostas sejam as mais adequadas.

Conceder prazo de 03 (três) dias úteis, após a notificação, para a CONTRATADA regularizar as falhas observadas.

Prestar as informações e os esclarecimentos que venham a ser solicitados pela CONTRATADA.

Aplicar à CONTRATADA as sanções regulamentares.

Exigir o cumprimento dos recolhimentos tributários, trabalhistas e previdenciários através dos documentos pertinentes.

Disponibilizar local adequado para a prestação do serviço, caso necessário.

 

SANÇÕES ADMINISTRATIVAS

A CONTRATADA que cometer qualquer das infrações, previstas na  Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993, na Lei Federal nº 10.520, de 17  de  julho  de 2002, Lei Estadual n.º 14.167, de 10 de janeiro de 2002 e no Decreto Estadual nº. 45.902, de 27 de janeiro  de 2012, e  no Decreto Estadual nº 48.012, de 22 de julho de 2020, ficará sujeita, sem prejuízo  da responsabilidade civil e criminal,  às seguintes sanções:

advertência por escrito;

multa de até:

0,3% (três décimos por cento) por dia, até o trigésimo dia de atraso, sobre o valor do objeto não executado;

10 % (dez por cento) sobre o valor da nota de empenho ou do contrato, em caso de recusa do adjudicatário em efetuar o reforço  de garantia financeira de execução exigida ou por ocasião da prorrogação;

20% (vinte por cento) sobre o valor do fornecimento depois de ultrapassado o prazo de 30 dias de atraso, ou no caso de não entregado objeto, ou entrega com vícios ou defeitos ocultos que o torne impróprio ao uso a que é destinado, ou diminua-lhe o valor ou, ainda fora das especificações contratadas;

2 % (dois por cento) sobre o valor total do contrato ou instrumento equivalente, em caso de descumprimento das  demais obrigações  contratuais ou norma da legislação pertinente.

Suspensão do direito de participar de licitações e impedimento de contratar com a Administração, pelo prazo de até 2 (dois) anos;

Impedimento de licitar e contratar com a Administração Pública Estadual, nos termos do art. 7º da lei 10.520, de 2002;

Declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública;

A sanção de multa poderá ser aplicada cumulativamente às demais sanções previstas nos itens 17.1.3, 17.1.4, 17.1.5.

A multa será descontada da garantia do contrato, quando houver, e/ou de pagamentos eventualmente devidos pelo INFRATOR e/ou cobrada administrativa e/ou judicialmente.

A aplicação de qualquer das penalidades previstas realizar-se-á em processo administrativo incidental apensado ao processo licitatório ou ao processo de execução contratual originário que assegurará o contraditório e a ampla defesa à CONTRATADA, observando-se o procedimento previsto no Decreto Estadual nº.  45.902, de 27 de janeiro  de 2012, bem como o disposto na Lei 8.666, de 1993 e Lei Estadual nº 14.184, de 2002.

A autoridade competente, na aplicação das sanções, levará em consideração a gravidade da conduta do infrator, o caráter educativo da pena, bem como o dano  causado à Administração, observado o princípio da proporcionalidade.

Não serão aplicadas sanções administrativas na ocorrência de casos fortuitos, força maior ou razões de interesse público, devidamente comprovados.

A aplicação de sanções administrativas não reduz nem isenta a obrigação da CONTRATADA de indenizar integralmente eventuais danos causados a Administração ou  a terceiros, que poderão ser apurados no mesmo processo administrativo sancionatório.

As sanções relacionadas nos itens 17.1.3, 17.1.4 e 17.1.5 serão obrigatoriamente registradas no Cadastro de Fornecedores Impedidos de Licitar e Contratar com a Administração Pública Estadual –CAFIMP e no Cadastro Geral de Fornecedores no âmbito da administração direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo de Minas Gerais - CAGEF.

As sanções de suspensão do direito de participar em licitações e impedimento de licitar e contratar com a Administração Pública poderão ser também aplicadas àqueles que:

Retardarem a execução do objeto;

Comportar-se de modo inidôneo;

Considera-se comportamento inidôneo, entre outros, a declaração falsa quanto às condições de participação, quanto ao enquadramento como ME/EPP ou o conluio entre os licitantes, em qualquer momento da licitação, mesmo após o encerramento da fase de lances.

Apresentarem documentação falsa ou cometerem fraude fiscal.

Durante o processo de aplicação de penalidade, se houver indícios de prática de infração administrativa tipificada pela Lei Federal nº 12.846, de 2013, e pelo Decreto Estadual nº 46.782, de 2015, como ato lesivo à administração pública nacional ou estrangeira, cópias do processo administrativo necessárias à apuração da  responsabilidade da empresa deverão ser remetidas à  Controladoria-Geral  do  Estado, com despacho fundamentado, para ciência e decisão sobre a eventual instauração de investigação preliminar ou Processo de Responsabilização – PAR.

 

      ESTIMATIVA DE PREÇOS E PREÇOS REFERENCIAIS          

O custo estimado da contratação será tornado público apenas e imediatamente após o encerramento do envio de lances (art. 7º, § 3º, da Lei Federal nº 12.527/2014)", tendo em vista o art. 15, § 1º, do Decreto Estadual nº 48.012/2020:  § 1º – O caráter sigiloso do valor estimado ou do valor máximo aceitável para a contratação será fundamentado no § 3º do art. 7º da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.

 

 


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Documento assinado eletronicamente por Rosalvo Franca Junior, Servidor(a) Público(a), em 18/12/2023, às 16:25, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 47.222, de 26 de julho de 2017.


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Documento assinado eletronicamente por Daniel Machado Maia, Diretor (a), em 18/12/2023, às 16:30, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 47.222, de 26 de julho de 2017.


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Referência: Processo nº 1500.01.0034674/2023-86 SEI nº 78978928