É imprescindível que os municípios encaminhem para a Superintendência de Apoio à Infraestrutura Municipal da SETOP, juntamente com o Ofício de Solicitação, os seguintes documentos:

Para vigas metálicas:

• Ofício contendo indicação do material e quantidade solicitada, conforme projeto, apresentado e justifificativa para solicitação do material;
• Declarações requeridas nos artigos 7º e 8º do Decreto Estadual 45.840/11;
• Projeto Civil e Estrutural, de acordo com as especificações técnicas da SETOP ;
• Anotação de Responsabilidade Técnica - ART original de projeto, emitida junto ao CREA assinada pelo engenheiro responsável pelo projeto.
• Memorial descritivo;
• Croqui de localização com coordenadas geográficas;
• Fotos com legenda de identificação do local de aplicação do material.
• Declaração de disponibilidade de recursos com indicação da dotação orçamentária, onde estes recursos estão provisionados 
• Cópia da página do Quadro de Detalhamento de Despesa QDD em que conste a dotação orçamentária mencionada na declaração de disponibilidade de recursos.

Para bueiros:

• Ofício contendo indicação do material e quantidade solicitada, conforme projeto apresentado e justificativa para solicação do material.;
• Declarações requeridas nos artigos 7º e 8º do Decreto Estadual 45.840/11;
• Projeto Civil e Estrutural, de acordo com as especificações técnicas da SETOP, seguido de cópia da Anotação de Responsabilidade Técnica – ART original, junto ao CREA assinada pelo engenheiro responsável pelo projeto;
• Anotação de Responsabilidade Técnica - ART original de projeto, emitida junto ao CREA assinada pelo engenheiro responsável pelo projeto.
• Memorial descritivo;
• Croqui de localização com coordenadas geográficas;
• Fotos com legenda de identificação do local de aplicação do material.
• Declaração de disponibilidade de recursos com indicação de dotação orçamentária onde estes recursos estão provisionados  (documento carimbado e assinado pelo prefeito ou responsável financeiro).
• Cópia Quadro de Detalhamento de Despesa QDD em que conste a dotação orçamentária mencionada na declaração de disponibilidade de recursos.

Para mata-burros:

• Ofício contendo identificação do material e quantidade solicitada e justificativa para solicitação do material.
• Declarações requeridas nos artigos 7º e 8º do Decreto Estadual 45.840/11;
• Croqui de localização com coordenadas geográficas;
• Fotos com legenda de identificação do local de aplicação do material.
• Declaração de disponibilidade de recursos com indicação da dotação orçamentária onde estes recursos estão provisionados. (documento carimbado e assinado pelo prefeito ou responsável financeiro).
• Cópia da página do Quadro de Detalhamento de Despesa QDD em que conste a dotação orçamentária mencionada na declaração  de disponibilidade de recursos.

Para prestação de contas relativas às doações de vigas metálicas, bueiros e mata-burros a Prefeitura deverá apresentar à SETOP os seguintes documentos:

Para bueiros e vigas:

• Ofício do Prefeito ao Secretário de Estado de Transportes e Obras Públicas comunicando o término da obra, indicando o local de instalação, quantidade e dimensões do material empregado;
• Anexo XIIII - Termo de Entrega/Aceitação e Laudo Técnico da Obra
• Anotação de Responsabilidade Técnica - ART original de execução de obra emitida junto ao CREA assinada pelo engenheiro responsável pela obra (somente para bueiros e vigas).
• Fotos da obra concluída demonstrando:

Devem constar nas fotos de vigas:
- Quantidade de vigas empregadas;
- Pista de rolamento;
- Pilares de sustentação;
- Guarda corpo instalado.

Devem constar nas fotos de bueiros:

- Bueiro montado antes do aterro demonstrando a quantidade dos módulos empregados e o diâmetro;
- Encabeçamentos à jusante e à montante do curso da água;
- Pista de rolamento.

Para mata-burros:

- Ofício do prefeito ao Secretário de Estado de Transportes e Obras Públicas comunicando o término da obra, indicando o local de instalação, quantidade e dimensões do material empregado;

- Fotos com legenda de identificação do local de aplicação do materia;

- Comprovar instalação em estrada vicinal e vão central completo do mata-burro.